7 passos para melhorar a experiência do usuário no suporte

7 passos para melhorar a experiência do usuário no suporte

Existem várias iniciativas que podem colaborar para melhorar a experiência do usuário no suporte. Comumente, a equipe se queixa de um volume de trabalho tão intenso que a limita atender bem os chamados e oferecer boas soluções às demandas em aberto.

Ainda assim, a desculpa não pode ser sustentada por muito tempo. Existem centenas de prestadoras de serviço com equipes enxutas, mas que oferecem atendimento impecável. O segredo para manter e ampliar a qualidade do time depende de vários outros fatores que não estão diretamente ligados à contratação extra de colaboradores.

Treine a equipe

Não adianta contratar um talento e colocá-lo para exercer a função sem antes oferecer preparo e introdução à cultura da companhia. O atendimento é feito por etapas que se dividem em processos, uso de tecnologias e pessoas.

O ideal é que, antes de iniciar as conversas com usuários, o Service Desk passe por um treinamento de integração, mostrando a importância dos processos de construção do atendimento. O alinhamento e a padronização de cada uma das etapas é o que garantirá agilidade, aumento da produtividade e resultados positivos na somatória dos registros dos usuários.

Dê enfoque às necessidades do usuário

Você já deve ter notado como as grandes empresas passaram a priorizar a experiência do cliente em primeiro lugar. Grandes negócios como a Netflix, Uber e os bancos digitais, enxergaram benefícios em promover atendimentos personalizados, quase como se fossem únicos. As vantagens da iniciativa são a fidelização do cliente e o aumento da empatia pelo processo de resolução, mesmo que seja um pouco mais demorado.

Não é difícil implementar o mesmo sistema em sua empresa. Ações simples, como o envio de e-mails automáticos informando o status de resolução, promovem sensação de importância ao cliente.

Amplie os canais de comunicação

Ser acessível também pode melhorar a experiência do usuário no suporte. Mesmo que pareça fácil de lidar, é importante não centralizar o atendimento em apenas um único canal. Ofereça mais opções e que atendam as necessidades do solicitante.

Além do sistema da empresa, permita o contato com por telefone e e-mail. Para facilitar para equipe, forneça um único endereço virtual, sem que o trabalho se desorganize. Além disso, o número para ligações deve ser o da prestadora de serviços, evitando que o funcionário seja diretamente acionado no telefone pessoal.

Registre as soluções corriqueiras

Já ouviu falar em base de conhecimento? Trata-se de um documento onde as soluções são registradas, formando uma espécie de guia para que os profissionais de TI possam resolver as demandas sem depender do auxílio de outros especialistas.

Com o passo a passo registrado, mesmo que um dos talentos não esteja presente no dia, as solicitações podem ser resolvidas graças a possibilidade de consulta na base de conhecimento. Assim, a equipe consegue compartilhar as ideias e crescer junto, democratizando o atendimento, acelerando e resolvendo os problemas desde o primeiro contato.

Melhore a comunicação com o cliente

A dica tem muito em comum com o passo de número 3. Não adianta oferecer vários canais de atendimento, mas nenhum deles ser eficiente na comunicação com o usuário. É fundamental que o suporte saiba informar ao cliente qual o status da demanda, o que tem sido feito para resolução do problema e a previsão do próximo retorno.

A percepção de cuidado também passa por aí, quando conseguimos perceber que o suporte se importa com o desafio levado até ele. A comunicação bem trabalhada antecipa confusões e acalma a ansiedade, já que o cliente pode ser contatado antes mesmo que ele procure pela empresa para informar-se.

Não demore a oferecer soluções

Mesmo que o suporte entre em contato diariamente para saber sobre o andamento da demanda, o problema não pode se estender por tanto tempo. Em caso de atrasos causados por imprevistos ou pela dificuldade de resolução, informe a situação e diga quando a questão será finalizada.

Seja direto, informe a data e o horário em que a solução será apresentada e mantenha o cliente atualizado a cada novo passo.

Crie metas para o time

O KPI (Key Performance Indicator ou Indicador Chave de Desempenho) é o termo usado para definir e mensurar o atingimento de metas. O processo é muito importante para medir o desempenho da equipe e acompanhar o crescimento mensal dos times.

Com metas bem estabelecidas e assistidas pelos gestores, os colabores podem traçar objetivos de melhoria no atendimento, agilidade de retorno e tempo de solução. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar chamados criados e resolvidos, buscando entender os gargalos da operação.

Citamos apenas 7 passos para melhorar a experiência do usuário no suporte, mas existem muitas outras maneiras para trazer benefícios mútuos aos clientes e colaboradores no dia a dia. Dentre elas, é fundamental evitar a prática comum de alguns erros de TI. Visite o Blog da 4Infra e saiba quais são eles.

Leandro está no mercado de TI desde 1997, onde já atuou em grandes empresas em Belo Horizonte, São Paulo, Brasília. Conhece do inicio ao fim tudo que envolve infraestrutura de TI, especialista em soluções Microsoft 365, Fortinet, Acronis e Redes Wireless, mas ao longo do tempo foi se aperfeiçoando e passou a cuidar da parte Administrativa, Marketing e Financeira na 4infra e como um bom Atleticano sempre está presente nos jogos do GALO.
17 de setembro de 2020

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