Em todo e qualquer fluxo de trabalho existem tarefas que são realizadas repetidamente e que impactam negativamente no ânimo e produtividade dos colaboradores. Assim, um dos melhores caminhos para torná-las mais fáceis é a automatização de tarefas.
A automatização é uma forma de operacionalizar um processo que era executado manualmente e, para isso, é utilizada tecnologia para a integração de sistemas e dados.
Os principais aspectos que se permite, assim, à gestão do negócio, são a maior competitividade, eficiência e valor ao cliente.
Por isso, ela é mais do que uma tendência nas empresas, é, na verdade, uma realidade que está ao alcance não apenas de grandes companhias, mas também de pequenos e médios negócios.
As demandas e processos que precisam especialmente ser alvo da automatização são os que se classificam como repetitivos.
Tarefas repetitivas são aquelas que seguem três critérios básicos: são de baixa complexidade e seguem padrões claros, são executadas com frequência, e são importantes para o desempenho do negócio.
Ou seja, apesar de muitas vezes serem chatas e cansativas por serem repetitivas, também fazem parte da rotina necessária dos fluxos de trabalho. Logo, não podem ser ignoradas ou deixadas de lado.
Além disso, já se sabe que essas tarefas repetitivas contribuem para a menor produtividade dos colaboradores e também podem surtir impactos na sua saúde mental. Você pode ler mais sobre o tema neste artigo.
É por essas razões que as tarefas e também os processos repetitivos impactam, muitas vezes, na produtividade dos fluxos de trabalho.
A maior parte dessas tarefas, que podem ser desde a emissão de notas fiscais, confecção de relatórios e envios de e-mails, ocupam muito tempo dos colaboradores e podem ser facilmente executadas por softwares.
Em consequência, a automatização permite a diminuição de custos e o aumento da produtividade através da implementação da tecnologia.
Antes de mais nada é preciso destacar que o objetivo da automatização de processos é o aprimoramento do fluxo de trabalho.
Existem algumas frentes de trabalho em que são mais usualmente automatizadas as tarefas repetitivas, para trazer mais dinamicidade para a rotina dos colaboradores. E aqui entram muitas demandas administrativas, desde o marketing até o financeiro.
Através dessa melhoria é que poderão ser alcançadas a redução de custos, ganho de tempo, diminuição e eliminação de desperdícios, aumento da produtividade, minimização de falhas, e possibilidade de controle de dados em tempo real, de todos os setores do negócio.
É possível então substituir essas atividades manuais por automatizadas ou utilizar-se de softwares e sistemas que lhes prestem apoio.
A verdade é que nos dias de hoje qualquer negócio precisa da automatização. Afinal, todas as características que representam ganhos já são fortes motivos para aderir ao processo.
Porém, podemos elencar alguns sinais de que a empresa precisa de uma melhoria em sua gestão e podem ser facilmente sanados pela automatização das tarefas:
Ocorre quando os setores não conseguem se comunicar com clareza, as informações são desencontradas e até mesmo incoerentes e, o fluxo de trabalho que deveria ser integrado, não funciona.
Nem sempre todos os setores operam em harmonia aos objetivos, metas e estratégias da empresa e ter controle disso sem a automatização é praticamente impossível.
Processos e tarefas que não se encaixam e caminham juntos aumentam os erros, a necessidade de retrabalho e também os resultados fora do desejado pelo negócio. A automatização é um ótimo caminho para alinhá-los.
Se a produtividade não está dentro do esperado, e mesmo assim é difícil entender o motivo, é porque os fluxos estão desequilibrados.
Esse é um problema que não existe quando se tem um sistema automatizado, já que ele permite a identificação de erros e gargalos nos fluxos de maneira ágil e prática.
Tomar decisões sem ter o panorama real da empresa é aceitar perder vantagem competitiva e ter prejuízos.
Com a automatização, dados e informações são obtidas de forma precisa e rápida, permitindo decisões mais estratégicas da gestão.
Assim fica fácil perceber que a automatização é a resposta para muitos dos problemas corriqueiros os quais a gestão de uma empresa enfrenta.
Às vezes, os gestores sequer sabem que essa é uma resposta válida, apta e alcançável para negócios de todos os portes.
E aqui entra a importância de contar com o outsourcing de TI da 4Infra, que vai muito além do fornecimento de máquinas e suporte técnico: trabalha lado a lado com seu negócio para encontrar as melhores soluções tecnológicas para o crescimento e boa saúde do empreendimento.
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