Fazer planejamento com previsão de orçamento de TI é a melhor decisão para que sua empresa se sustente no mercado de forma saudável. Contudo, nem sempre é fácil colocar tudo na ponta do lápis...
Nesse contexto, a área de TI vem se tornando cada vez mais estratégica dentro das organizações, sendo de fundamental importância contemplar, de forma estruturada, o orçamento desse departamento. Afinal, fazer a previsão orçamentária da tecnologia da informação garante saúde financeira, principalmente na entrega de projetos, cujo volumes de informações e de processos costumam ser maiores.
Mesmo trazendo tanto benefício, muitas organizações esbarram nas dificuldades na hora de realizar o orçamento de TI, em virtude de não conseguirem entender a diferença entre o que se coloca na planilha e a realidade, se esquecendo, por exemplo, de incluir depreciação e imprevistos.
Para que não haja erros no planejamento, listamos algumas dicas para montar seu orçamento de TI com eficácia.
Antes de partir para os números, é preciso definir os objetivos da empresa, já que o orçamento deve refletir essa realidade. Não adianta um escritório de representação com um faturamento baixo querer implantar softwares robustos ou servidores com grande capacidade de armazenamento. Você vai empatar uma verba que poderia ser usada para outras frentes.
Esse é um momento em que o gestor precisa ser realista e espelhar com clareza o que é necessário para manter o negócio funcionando. Então, tenha em mente que o
adequado vai garantir que a empresa atue com eficiência nos próximos anos.
Fazer estimativa dos custos é a melhor maneira de reduzir gastos e garantir que o caixa não fecha no vermelho.
Essa etapa é crucial. Colete todos os dados possíveis para iniciar o orçamento, tais como objetivos, necessidades da empresa que precisam ser supridas, recursos existentes e sistemas de TI que podem ajudar a empresa a aperfeiçoar o negócio para os próximos anos.
Dessa maneira, reúna com sua equipe, levante os custos da organização, avalie a possibilidade de contratar novos profissionais e gastos com aquisição de equipamentos. Inclua quantas informações forem necessárias para montar um orçamento de TI completo, levando em consideração o tempo para realização de cada projeto.
Para um orçamento fidedigno, considere tudo que gera gastos para a empresa. Nada pode ficar de fora dessa planilha, incluindo desde a conta de luz até a compra de equipamentos e folha de pagamento.
O mais importante é não deixar nada para trás, somando computadores, pagamentos a consultorias de TI, treinamentos e todos os serviços relativos à tecnologia. Após esse levantamento, a empresa vai identificar o que está gerando custos desnecessários, sendo uma oportunidade de reduzir esses excessos em projetos futuros.
De nada adianta montar um orçamento de TI e não monitorar se tudo está indo como o planejado.
No meio do caminho podem surgir imprevistos, como mudança de escopo ou entrada de novos parceiros – por isso a necessidade de utilizar relatórios para acompanhamento e controle do desempenho orçamentário. Caso alguma eventualidade acontecer, é possível adequar as rotinas de TI e até mesmo melhorar seu orçamento.
Elaborar o orçamento de TI para os próximos anos não é tarefa das mais fáceis, principalmente se o seu negócio não tem nada a ver com tecnologia. Para definir o budget é preciso ter conhecimento estratégico da área e estar por dentro das tendências.
Para montar um orçamento de TI eficiente, considere contratar uma consultoria de TI, como a 4Infra. A estratégia possibilita ter na sua empresa profissionais capacitados que vão auxiliar a empresa na tarefa de propor um planejamento financeiro para os próximos anos.
Entre em contato com a gente e vamos conversar.
