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Como ser mais produtivo com Office 365?

Como ser mais produtivo com Office 365?

Aumentar a produtividade é objetivo em quase toda empresa atualmente. Apesar de todo clichê envolvido no termo, é realmente interessante pensar em como ir mais longe com o time que a empresa já dispõe. Não estamos falando de forçar a equipe e levá-los à exaustão, mas de oferecermos ferramentas que possibilitem a otimização do trabalho, como o Office 365.

Criar meios para facilitar as tarefas dos colaboradores é um benefício para ambas as partes. Com mais tempo livre, o gestor pode ofertar maior tempo para as funções que requerem criatividade ou escolher atribuir novas atividades ao time.

Para que uma empresa cresça, todos devem envolver-se nesse processo, buscando o mesmo objetivo. Isso não acontecerá em um ambiente com falhas de comunicação e problemas estruturais visivelmente fáceis de resolver, mas deixados de lado pela direção da companhia.

Algumas pesquisas, realizadas no Brasil, revelaram que a maioria da reclamações sobre insatisfação no trabalho, não tem a ver com o salário, mas com as condições oferecidas para execução das atividades. Ou seja, um ambiente limitado pode travar o sucesso da sua equipe e desmotivá-los a fazer mais pela camisa que vestem.

As facilidades da tecnologia, sem dúvida, são grandes aliadas na modernização de processos. Encare os pontos a seguir como dicas que, caso levadas adiante, podem trazer benefícios para a produtividade da sua empresa e satisfação entre os colaboradores.

Office 365 como otimizador de tempo

Que o digital ocupou o lugar das anotações feitas à mão não é novidade, mas ele pode fazer muito mais do que oferecer planilhas de Excel, talvez seja. Independentemente do tamanho do empreendimento, a adesão por softwares que otimizam o trabalho, de modo efetivo, tem sido cada vez mais recomendadas aos empresários.

Por mais eficiente que seja o gerente ou dono da companhia, organizar todos os processos mentalmente ou em programas com acesso restrito aos demais colaboradores, pode trazer problemas à comunicação da equipe e no gerenciamento das tarefas.

O Office 365 é indicado exatamente por colaborar na organização do trabalho, otimizando o tempo e oportunizando que as tarefas sejam vistas e cumpridas mesmo de casa. Com a ferramenta, toda a empresa, de acordo com o nível de acesso dado a cada um, pode acessar, editar e compartilhar documentos entre si, sem a necessidade de encontro presencial e estar ligado a um computador específico.

Retorno em produtividade prática

Além dos serviços básicos do pacote Office, como Excel, Word e PowerPoint, outros elementos de auxílio para empresas estão inclusos ao Office 365. Serviços de e-mail, reuniões por vídeo entre duas pessoas ou mais, envio de arquivos, chat, calendários compartilhados e salvamento em nuvem, o que é altamente importante para a comunicação efetiva nas empresas atualmente.

Principalmente em tempos em que a quarentena tem sido recomendada para evitar o avanço da Covid-19 no país, o Office 365 também traz benefícios para quem trabalha de casa. A área de tarefas e os documentos da empresa podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, de casa e sem riscos à segurança das informações sensíveis.

Por ter o armazenamento em nuvem, os documentos são acessados por meio de login e senha, facilitando a visualização dos materiais sem precisar recorrer a pendrives ou arquivos físicos. Assim, os custos com infraestrutura também são reduzidos, já que tudo que a operação precisa está disponível dentro do programa.

Outro benefício é não ter de pagar a renovação e licenciamento de vários programas separadamente, já que o Office 365 engloba, em um único sistema, todas as ferramentas necessárias para o dia a dia.

Planilhas, documentos, fotos e outros tipos de arquivos ficam disponíveis em nuvem, de modo que toda a companhia possa acessá-los a qualquer momento. Caso uma pessoa esteja editando e salvando uma versão mais atual de um documento, os outros usuários também visualizam as alterações feitas em tempo real e não se perdem nas versões.

A atualização é automática e ao mesmo tempo para todos os usuários da plataforma. São vários os ganhos para a melhoria da comunicação da companhia e aumento na produtividade do time. O que pode ser levado para dentro da sua companhia também.

Basta entrar em contato conosco. A 4Infra é especialista em implementar projetos de TI em empresas dos mais diferentes portes e segmentos. Mas caso queira saber mas sobre as vantagens do Office 365, separamos mais um conteúdo para você.


5 de agosto de 2020

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