E-mail Colaborativo: Qual é o momento certo de ter um?

E-mail Colaborativo: Qual é o momento certo de ter um?

Os e-mails sempre foram uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas, mas, nos últimos anos, a adoção do E-mail Colaborativo aumentou bastante. Esse meio de comunicação possibilita envio e recebimento de propostas, alinhamento de equipe, negociações e tudo que se pode imaginar.

Se você ainda não sabe se é o momento certo de ter um, veja o que é o E-mail Colaborativo e quais suas vantagens!

O que é E-mail Colaborativo?

O E-mail Colaborativo é uma ferramenta que possibilita o trabalho de modo organizado e produtivo pelos funcionários de uma empresa. Isso porque ele facilita a comunicação interna e externa, além da gestão empresarial.

As equipes podem, por meio dessa plataforma, compartilhar e editar documentos, calendários, contatos e tarefas. E tudo isso baseado na nuvem.

Em geral, os servidores de E-mail Colaborativo possuem características comuns e oferecem funcionalidades parecidas, como:

  • Interface amigável e navegação intuitiva;

  • Manipulação das mensagens em tempo real;

  • Gerenciador de pastas, tarefas e contatos;

  • Compatibilidade com todos os sistemas operacionais (Linux, Windows e MAC);

  • Sincronização do e-mail com dispositivos móveis (e-mails acessíveis por smartphones, tablets, notebooks etc.);

  • Compartilhamento (integração dos compromissos e tarefas com outros usuários de e-mail).

Quais suas vantagens?

Qualquer ferramenta colaborativa tem a principal finalidade de compartilhar arquivos de trabalho entre pessoas que trabalham em uma mesma tarefa.

As funcionalidades de um E-mail Colaborativo proporcionam vantagens relacionadas à execução do trabalho, como qualidade, produtividade, redução de custos, trabalho em equipe, interação, melhor clima organizacional, dentre outros.

A redução de custos aparece a partir do momento em que toda a equipe faz uso da ferramenta, e para isso basta um treino simples, já que o e-mail é facilmente utilizado. As despesas ligadas a outras formas de comunicação vão diminuindo consideravelmente.

O reforço da cultura do trabalho em equipe gera impactos positivos na cultura organizacional, pois desenvolve a integração entre os funcionários, a qualquer hora e em qualquer lugar. Por serem fáceis de usar, eles compram a ideia da ferramenta.

A versatilidade e a mobilidade também são vantagens interessantes e necessárias à empresa, uma vez que o mundo dos negócios é extremamente dinâmico. Assim, é possível aproveitar as oportunidades sempre que elas aparecerem.

O aumento da produtividade é a vantagem mais evidente dessa ferramenta. Considerando o reforço da cultura do trabalho em equipe, a versatilidade e a mobilidade, não é difícil imaginar que os funcionários se tornarão mais produtivos ao realizar suas tarefas. O compartilhamento de informações agiliza a tomada de decisões e melhora os processos internos.

Por fim, ao contrário do que muitos pensam, o E-mail Colaborativo é uma ferramenta que preza pela segurança das informações. Porém, isso depende muito da escolha do provedor do serviço, o que pode ser feito com a ajuda de uma Consultoria de TI.

Qual é o melhor momento para ter um?

O melhor momento para adotar um E-mail Colaborativo é agora. A ferramenta possui outra grande vantagem não mencionada anteriormente que é o baixo custo. Qualquer empresa, independentemente do porte ou do momento em que se encontra, pode optar por adotá-la.

Certamente, cada negócio possui particularidades e necessidades especiais, motivo pelo qual é muito importância contar com uma consultoria em TI na escolha, configuração e manutenção de uma solução de E-mail Colaborativo.

Isso porque o consultor conseguirá avaliar qual a demanda da empresa e comparar com as opções disponíveis no mercado. Como resultado da escolha acertada, o empresário não gasta mais recursos financeiros do que o necessário. E com mais dinheiro no bolso, é possível investi-lo em outras soluções que conferem vantagem competitiva.

Se você acredita que esse é o momento para sua empresa adotar o E-mail Colaborativo, entre em contato com a 4infra para que possamos avaliar a melhor escolha!

Leandro está no mercado de TI desde 1997, onde já atuou em grandes empresas em Belo Horizonte, São Paulo, Brasília. Conhece do inicio ao fim tudo que envolve infraestrutura de TI, especialista em soluções Microsoft 365, Fortinet, Acronis e Redes Wireless, mas ao longo do tempo foi se aperfeiçoando e passou a cuidar da parte Administrativa, Marketing e Financeira na 4infra e como um bom Atleticano sempre está presente nos jogos do GALO.
21 de fevereiro de 2018

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