A gestão de projetos em TI tem o objetivo de elaborar estratégias para acompanhar a implementação de processos tecnológicos na organização, aumentando sua eficiência e garantindo que eles sejam concluídos da maneira adequada.
Independentemente do tipo de projeto, desde o mais simples, como troca de equipamento, até os maiores, como implementação de infraestrutura de TI, precisam de estratégia, planejamento e cumprimento de prazos. Mas, mesmo com tudo isso, nem sempre as coisas acontecem da forma desejada.
Muitas vezes a gente pensa que fez tudo direitinho, mas, ao final, sempre há aquelas surpresas e atrasos na implantação dos projetos. Para evitar problemas nos processos e na execução das atividades planejadas, elaboramos algumas dicas do que não fazer na gestão de projetos em TI:
O planejamento é aspecto fundamental em qualquer projeto, por isso se torna crítico quando não realizado corretamente.
Para garantir o sucesso esperado, não adianta fazer um plano macro e achar que tudo vai sair às mil maravilhas. É preciso detalhar cada etapa e avaliar requisitos, métricas, plano de ação e responsabilidades.
Além de detalhar o planejamento, o gestor de TI deve alinhar a equipe sobre os pontos críticos, tomadas de decisão e esclarecer dúvidas.
No início do planejamento é elaborado um cronograma com as datas de entregas de cada fase do projeto. É normal que, no decorrer do tempo, ele sofra alguns ajustes, em virtude de custos, atraso de fornecedor ou mesmo falta de mão de obra qualificada.
Contudo, tentar acelerar o projeto, pular etapas ou colocar prazos apertados é um erro. Isso quebra a rotina da equipe, desgasta a relação com colaboradores e fornecedores e o prazo acaba não sendo cumprido.
Medidas como essas são tomadas para ganhar tempo e partir logo para um novo projeto. No entanto, elas podem prejudicar ainda mais o trabalho, já que, além de deixar a equipe cansada e irritada, potencializam o número de erros. Afinal, a pressa é a inimiga da perfeição.
Por isso, determine prazos que sejam realistas conforme o perfil da empresa e da equipe. Não adianta querer correr com a implantação do projeto se os fluxos internos são mais demorados.
Um dos fatores que garante sucesso em qualquer projeto é a comunicação. Quando esse importante processo é rompido, as falhas nos projetos são frequentes, atingindo diretamente no prazo e qualidade da entrega.
Para evitar obstáculos, defina as pessoas envolvidas no processo e qual será a forma de comunicação empregada. A partir do momento que esse item é cumprido, o projeto tende a sair como o planejado.
O gestor de TI que não envolve equipe e evita fazer reuniões de alinhamento ou tirar dúvidas cria um ambiente de baixa confiabilidade e de menor colaboração. A integração da equipe é importante nesse processo, pois permite troca de informações, monitoramento dos problemas, o que reflete na aderência dos prazos.
Não há nada que prejudique potencialmente a execução de um projeto de TI que banalizar os riscos de seu não cumprimento. Por menor que o projeto seja, ele precisa ser gerenciado em detalhes, a fim de evitar problemas futuros.
As equipes devem ser orientadas a monitorar os problemas que possam impedir a implantação do projeto de TI. Por exemplo: a empresa contratou um fornecedor estrangeiro para prover determinado equipamento. Existe um risco de médio para alto de o material não chegar na data acordada e atrasar todo cronograma.
Quando você gerencia as ameaças, as chances de conformidade do projeto são maiores. Assim sendo, é possível garantir o cumprimento de prazo, do custo previsto e com nível inalterado de qualidade.
Fazer a gestão de projetos de TI demanda tempo, dedicação e um olhar especializado ao processo. Se sua empresa não conta com uma equipe dedicada a essa finalidade, você pode buscar o auxílio de uma consultoria de TI, como a 4Infra.
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