Serviços de TI para escritórios de contabilidade: vale a pena terceirizar?

Serviços de TI para escritórios de contabilidade: vale a pena terceirizar?

Uma pesquisa feita pela multinacional holandesa Wolters Kluwer Prosoft entrevistou 2.124 empresas contábeis brasileiras sobre os serviços de TI para escritórios de contabilidade.

A pesquisa revelou que 64,1% dos participantes não utilizam soluções de TI para evitar que seus clientes caiam na malha fina. Como resultado disso, 81,1% dos escritórios afirmaram que fazem alguma retificação após o envio das declarações à Receita Federal.

Em alguns casos, os escritórios não utilizam serviços de TI pelo alto custo de equipamentos ou de manutenção da equipe. Diante desse fato, há o questionamento acerca da terceirização desses serviços.

Vale a pena? Desvendamos esse mistério. Confira!

Dificuldades de TI para escritórios de contabilidade

A tecnologia da informação nos escritórios de contabilidade possui uma fundamental importância na gestão segura dos dados. Entretanto, os contadores encontram dificuldades relacionadas à TI que podem comprometer o trabalho que realizam.

A primeira delas é a falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais.

Ao invés de desenvolver e implementar sistemas que possuem especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, o governo adota normas próprias ao atualizar seus sistemas. O resultado é a necessidade constante de atualização dos aplicativos, em especial o Java.

A segunda dificuldade de TI nos escritórios de contabilidade é lidar com a confidencialidade dos dados. A gestão de informações financeiras e contábeis deve ser feita da forma mais segura possível, com estratégias eficientes de segurança da rede. Isso envolve a integridade e a disponibilidade dos dados, que se dá por meio de um backup rápido e seguro e de manutenções rotineiras dos computadores.

Porém, nem todos os escritórios contam com uma equipe de TI para realizar essas tarefas essenciais, o que compromete a segurança dos dados. Sem a assistência rotineira aos equipamentos, pode ocorrer falhas que comprometem o trabalho.

Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar um sistema contábil?

Além desses dois, podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:

  • Incompatibilidade de navegador (IE)
  • Problemas com firewall
  • Problemas no conectividade social
  • Problemas no Java
  • Erros no Sped Fiscal
  • Sped Contabil
  • Falha ao acessar ECAC
  • Travamento de planilhas de Excel
  • Erros com certificado digital A1 e A3 (TOKEN)
  • Erro de impressora
  • Problemas com virus

TI para escritórios de contabilidade

Diante das dificuldades, já é possível imaginar a responsabilidade e a importância da TI para escritórios de contabilidade. Há pouco tempo, qualquer empresa deveria ter seu próprio servidor e sua equipe de TI para cuidar da segurança dos dados, da manutenção dos computadores e de vários outros serviços relacionados à tecnologia da informação.

Com o acúmulo dessas tarefas, não havia eficiência nessa gestão, uma vez que, em geral, um escritório conta com um profissional de TI apenas. A sobrecarga e a falta de especialização em novas tecnologia (como o cloud backup) ocasionava uma gestão deficiente.

Atualmente, o gestor pode se valer das novidades do setor. Existem ferramentas de TI disponíveis no mercado que possibilitam o acesso à variação e à evolução patrimonial do contribuinte, disponibilizando dados detalhados sobre movimentações financeiras e análise de caixa. Essas informações, inclusive, são relevantes para evitar a malha fina e outros riscos com o Fisco.

E não só isso: há soluções que simulam e unificam a declaração de dois contribuintes em uma única declaração, de forma automática.

Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada recentemente é a terceirização.

Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade

A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

  • Redução nos custos: a empresa contratada faz uma avaliação precisa das necessidades do escritório de contabilidade e sugere soluções que se adequam à demanda. Dessa forma, não há contratação supérflua, o que reduz os custos. No mesmo sentido, a presença de profissionais especializados no assunto faz com que os contadores aumentem sua produtividade no trabalho, aumentando o lucro do escritório.

  • Segurança: profissionais especializados têm capacidade de manter adequadamente o armazenamento de dados, informações, sistemas e arquivos em datacenter, incluindo técnicas que previnem desastres e garantem a proteção da informação, como refrigeração, sistemas anti-incêndio, blindagem, soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.

  • Crescimento: o modelo de contratação de TI para escritórios de contabilidade é escalável, especialmente quando se trata de cloud computing. O aumento do custo é proporcional ao consumo, e que por sua vez, acompanha o crescimento da empresa.

  • Qualidade: uma equipe especializada será responsável pelas atualizações automáticas, pelo monitoramento constante e imediato por acesso remoto e pelas visitas (para questões mais complexas ou acompanhamento mais próximo).

Sem surpresas, a terceirização de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão segura de dados, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com uma equipe especializada terceirizada, o escritório está pronto para lidar com qualquer imprevisto.

Leandro está no mercado de TI desde 1997, onde já atuou em grandes empresas em Belo Horizonte, São Paulo, Brasília. Conhece do inicio ao fim tudo que envolve infraestrutura de TI, especialista em soluções Microsoft 365, Fortinet, Acronis e Redes Wireless, mas ao longo do tempo foi se aperfeiçoando e passou a cuidar da parte Administrativa, Marketing e Financeira na 4infra e como um bom Atleticano sempre está presente nos jogos do GALO.
18 de dezembro de 2017

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