Produtividade em uma empresa é sinônimo de vários outros benefícios, já que, com o tempo extra, a equipe consegue ser mais criativa, ter foco na qualidade e empenho em trazer bons retornos aos investimentos da companhia. Nesse processo, a tecnologia é grande aliada, principalmente com a criação de softwares que organizam rotinas e comunicação.
Essa é exatamente uma das características do SharePoint, ferramenta bastante útil para criação de sites, portais de intranet, extranet e gerenciamento de tarefas. Ainda, se apresenta como um bom espaço para arquivar e acessar os dados em nuvem, a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.
A ideia é trazer agilidade ao desenvolvimento, sem grandes complicações, com uso de linguagem e aparência intuitiva e simples. As possibilidades do software são variadas, ficando à cargo da imaginação do usuário, como a construção de galerias de imagens ou de páginas em formato de jornal.
Um exemplo das infinitas possibilidades do SharePoint é o portal da Caixa Econômica Federal, que foi desenvolvido sob a ferramenta, tamanho nível de segurança do local. Entretanto, ações como essas são possíveis apenas com o empenho de uma boa equipe de TI, evitando falhas e erros, como o compartilhamento de dados sensíveis.
Existem outras maneiras para expandir a capacidade de produção do seu time corporativo. Lembre-se de que não se trata de sobrecarga de trabalho, fazendo com que as atividades sejam realizadas do modo tradicional, mas magicamente, em um tempo menor.
Motivar a equipe a entregar mais, em menos tempo, depende muito da capacidade de gestão de tarefas do líder, que fica responsável em trazer ferramentas e metodologias que tornem a missão possível. Afinal, uma meta irreal causa efeito contrário à equipe, desmotivando todo o time.
Portanto, utilize-se de novas ferramentas para mostrar aos colaboradores como acelerar o trabalho e entregá-lo com qualidade, com foco principal em facilitar a rotina dos seus colegas e não em obter lucros maiores.
O Planner é uma bom caminho para quem necessita de maior organização nas tarefas rotineiras e precisa criar rumos assertivos para conclusão dos projetos em andamento. Com o uso da ferramenta, é possível compartilhar, arquivar e comunicar-se com a equipe, tornando o processo mais célere.
Para quem tem familiaridade com a metodologia Kanban, aproveitar-se das facilidades do Planner nao vai ser difícil, já que a aparência é bastante semelhante.
Assim como SharePoint, o OneDrive também é uma plataforma em nuvem dedicada ao armazenamento de arquivos, que podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar do mundo. Basta registrar senha e usuário e pronto, todo o trabalho estará disponível para edição online.
Por celular, computador e smartphone, o aplicativo pode ser acessado a qualquer momento, desde que haja conexão à internet. Por ser um ambiente aberto ao time, todas as atualizações nos dados armazenados são distribuídas aos demais usuários. Ainda, é possível identificar quem realizou as mudanças e acompanhá-las em tempo real. Para evitar refações, as versões antigas dos textos, fotos e arquivos ficam salvos e disponíveis para serem utilizados.
Outra funcionalidade bastante interessante integrada ao Office 365 é o Teams, uma excelente ferramenta também em nuvem para colaborar com o trabalho em equipe. Dentro do software, todas os colegas de trabalho podem integrar o mesmo ambiente de comunicação, ter acesso a arquivos importantes e compartilhá-los por ali mesmo, sem a necessidade de envio de e-mails.
Além disso, o Teams também possibilita a visualização completa da agenda dos colaboradores e reserva reuniões online, por vídeo chamada. Assim, fica fácil saber exatamente qual o tempo disponível para cumprimento das tarefas de terceiros e a possibilidade de marcar conversas de trabalho sem interromper o trabalho do colaborador.
O Office 365 tem muitas outras vantagens além das que destacamos aqui e que são muito úteis para o aumento da produtividade da equipe, seja qual for o segmento do negócio ou porte da empresa. Visite o blog da 4Infra e saiba como agilizar a rotina de trabalho do seu time.
