Vantagens de usar o Sharepoint para servidor de arquivos

Vantagens de usar o Sharepoint para servidor de arquivos

Sharepoint é uma plataforma da Microsoft de administração e colaboração de conteúdo personalizado. Com ele você pode automatizar inúmeras atividades diárias, como gerenciamento de e-mails, documentos, registros e outras ferramentas necessárias para o trabalho corporativo.

Além disso, a aplicação é considerada um local seguro para criação de novos sites, arquivamento de documentos, compartilhamento, organização e acesso de informações com o uso de dispositivos conectados à internet. O uso do Sharepoint é bem popular no mundo empresarial, principalmente para hospedagem de canais de intranet, que necessitam de um nível de segurança maior.

Uso do Sharepoint na nuvem

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), uma das maiores preocupações das empresas é garantir a proteção de arquivos e documentos sem perder a autonomia de compartilhar as informações entre equipe e clientes.

O que talvez pouca gente saiba é que o Sharepoint é uma espécie de servidor de arquivos na nuvem. Ou seja, é uma solução viável e completa para empresas de todos os portes. 

No entanto, para ter acesso a esse serviço, a empresa precisa assinar o Office 365 do plano Business Premium. Com isso, é possível postar todos os tipos de conteúdos para o público interno, podendo reunir dados importantes  da empresa ou por grupo de trabalho.

Cada equipe ou área da empresa pode criar sua própria página e armazenar seus dados, como e-mails, calendário de reuniões, notícias, gráficos, relatórios e planilhas.

Para gestores que ainda ficam receosos em investir um pouco mais na conta premium do Sharepoint, aqui vai uma boa notícia: a plataforma está cheia de vantagens que podem solucionar inúmeros gargalos de armazenamento.

Confira:

Autorização de acesso

Em uma organização, nem todos os dados são públicos, mesmo internamente. Ou seja, funcionários não têm acesso a informações sigilosas do RH ou da diretoria, por exemplo.

Com o Sharepoint como servidor, é possível configurar níveis de proteção, garantindo segurança e dificultando o vazamento de dados. Isso é, mesmo com a opção de compartilhamento com toda a equipe, algumas informações podem ter acesso restrito para determinados funcionários.

Histórico de versão

O Sharepoint permite acesso ao histórico de todas as versões de arquivos e documentos, facilitando a recuperação de dados e a organização do ambiente de trabalho. O processo torna inviável o salvamento de vários documentos, ainda mais quando se trabalha simultaneamente.

Ao editar um texto com outras pessoas da equipe, é possível visualizar quem está alterando o conteúdo e em quais locais as mudanças aconteceram. Dessa forma,  assim que um novo modelo é alterado, a versão anterior continua disponível para consulta.

Economia  de espaço

Quem nunca trabalhou com planilhas pesadas e páginas que demoram para abrir? Isso nada mais é que a resposta do computador que teve sua performance prejudicada devido à quantidade de arquivos salvos na memória.

Com o Sharepoint é fácil organizar as informações todas em um único lugar, sem necessidade de ter uma máquina específica para guardar todos os arquivos. As aplicações em nuvem permitem acesso a outros dispositivos de forma escalável, flexível e com muito mais segurança.

Acesso remoto facilitado

Uma das vantagens do Sharepoint é que o usuário não precisa estar logado à rede de trabalho para acessar o servidor. O colaborador pode conectar as informações de qualquer lugar do mundo, inclusive na modalidade home office, desde que tenha  acesso a internet.

Outro ponto é a maior velocidade na busca de arquivos. Ou seja, a resposta é mais rápida no momento de troca de documentos, principalmente em empresas que possuem um volume considerável de dados salvos.  

Nesse sentido, o Sharepoint se apresenta como solução aos problemas de lentidão do servidor.

 

O Sharepoint é uma alternativa para as empresas que querem economizar tempo e dinheiro. A plataforma conta com atualização constante, mas sem interrupção dos trabalhos da equipe, permitindo acesso irrestrito às principais ferramentas de trabalho, como Outlook, Skype e pacote Office.

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Leandro está no mercado de TI desde 1997, onde já atuou em grandes empresas em Belo Horizonte, São Paulo, Brasília. Conhece do inicio ao fim tudo que envolve infraestrutura de TI, especialista em soluções Microsoft 365, Fortinet, Acronis e Redes Wireless, mas ao longo do tempo foi se aperfeiçoando e passou a cuidar da parte Administrativa, Marketing e Financeira na 4infra e como um bom Atleticano sempre está presente nos jogos do GALO.
8 de novembro de 2021

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