SharePoint é uma plataforma da Microsoft extremamente útil para o ambiente corporativo. Utilizado por mais de 200 mil empresas ao redor do mundo, o SharePoint permite gerenciamento e colaboração de conteúdo totalmente personalizado.
Além disso, com o SharePoint é possível automatizar uma série de atividades diárias, como gestão de e-mails, documentos, registros e vários outros suportes necessários.
Em resumo, o SharePoint é excelente para a segurança e distribuição correta das informações, a partir de uma série essencial de funcionalidades. As principais são:
Com o SharePoint você consegue compartilhar informações, organizar e ter plena gestão de todos os conteúdos produzidos, possibilitando sua localização em tempo real.
Além disso, é possível submeter os documentos e inúmeras revisões e aprovações por outras pessoas da equipe, dando agilidade e redução de erros.
Empresas que trabalham com imagens, em especial nas áreas de comunicação e marketing, podem se beneficiar muito do uso do SharePoint. A aplicação armazena arquivos e o usuário pode atribuir marcações às imagens, fazer pesquisa e usar filtros de busca.
O SharePoint também cria formulários onlines que podem ser configurados conforme a necessidade da empresa, como pesquisa, solicitações, lista de presença ou inscrições.
Com o SharePoint os usuários podem incluir e editar compromissos de forma simultânea, facilitando a comunicação.
Outra função do SharePoint é criar portais e sites internos, uma solução para troca de informações entre colaboradores da empresa. Basta fazer algumas simples configurações, definir recursos e liberar os acessos e tudo vai estar pronto para rápida navegação.
O SharePoint tem a função de criar, armazenar e compartilhar documentos das equipes em um só lugar.
Para organizar os arquivos no SharePoint é preciso elencar as necessidades da empresa ou do grupo que irá utilizá-lo, uma vez que o processo é padronizado. O ideal é planejar essa organização com antecedência.
Abaixo listamos algumas dicas para fazer isso de forma prática e rápida.
Dentro do SharePoint você cria uma biblioteca para arquivar suas informações de forma organizada. A partir de uma estrutura, a equipe consegue localizar qualquer material com facilidade, independentemente de seu formato. Pode ser documento, imagem, vídeo ou áudio, não importa: tudo pode ser acessado de qualquer dispositivo, inclusive pelo celular.
Para aumentar a produtividade e deixar o ambiente seguro e estruturado, o SharePoint disponibiliza funções que gerenciam permissões de acesso e realiza atividades como criação de formulários e fluxos de trabalho.
Para cada atividade criada na aplicação, a gestão pode identificar os responsáveis e gerar um workflow para acompanhar os projetos.
Em uma organização, cada departamento pode ter um site da intranet para compartilhar materiais de trabalho com a equipe. Dessa maneira, se você é do RH, sua página vai apresentar documentos do setor.
No entanto, se alguma informação for revisada, alterada ou retirada da página, o SharePoint consegue fazer todo o rastreamento, incluindo o ciclo de aprovação desse material. Isso é, se três gerentes precisam assinar um documento, a ferramenta mostra com quem a última versão está e quantas assinaturas ainda faltam.
Um ponto interessante da aplicação é que todos podem trabalhar no mesmo arquivo, e cada alteração e mudança de revisão é monitorada pelo gestor.
A ferramenta faz a arquitetura das credenciais para que o gestor monte um fluxo personalizado para encaminhamento de mensagens. À medida que as modificações nos documentos vão acontecendo, o sistema emite uma notificação para a liderança.
O modo de exibição determina como os arquivos vão aparecer na sua tela. Assim, você cria prioridades que se adaptam à finalidade do seu setor. É possível, por exemplo, criar apresentações por data, arquivos ou informações elaboradas por determinada pessoa.
É possível deixar o SharePoint bem mais organizado, facilitando consultas e a inserção de novos elementos. Se você deseja organizar o seu SharePoint e está na dúvida sobre como começar, entre em contato com a 4Infra. Nossos especialistas estão aptos a estruturar a ferramenta de acordo com a necessidade da sua empresa.
