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O que são workflows e como eles podem otimizar processos?

O que são workflows e como eles podem otimizar processos?

Os desafios empresariais de uma sociedade hiperconectada e competitiva são muitos e frequentes. Em meio a esse cenário, muitas ferramentas surgem para facilitar o cotidiano dos negócios e oferecer melhores resultados. É o caso dos workflows. 

Os workflows podem minimizar desafios empresariais e facilitar a comunicação entre servidores e canais. Além disso, ajudam a otimizar processos e facilitam o sucesso das decisões do negócio. 

Eles são, além de tudo, essenciais para a gestão de equipes. Utilizar workflows pode transformar a sua empresa!

O que são workflows?

Workflows, ou Workflow Management Coalition é a sistematização do processo do negócio. Traduzindo para o português, um workflow é nada mais do que um fluxo de trabalho.

Na prática, é a automação de processos de negócios, que define e gerencia fluxos de trabalho organizacionais e facilita a comunicação entre setores e a troca de dados.

Com softwares de workflow instalados, é possível controlar o fluxo das informações, o tempo de execução das tarefas e a sequência das atividades. 

O sistema de workflow pode ser subdividido em AD HOC (processos manuais simples), administrativo (abrange processos burocráticos), produtivo (processos que envolvem complexidade), colaborativo (procedimentos que envolvem trabalho cooperativo) e transacional (processos efetivados de maneira conjunta, mas em unidades diferentes). 

Benefícios de implementar workflows

O fluxo de dados, pessoas e informações dentro de uma empresa pode ser grande e pode ser difícil coordenar a execução de tarefas. Esses processos ficam ainda mais complexos quando o negócio cresce, e é essencial que as tarefas sejam executadas de forma coordenada.

Os workflows podem facilitar a gestão de tarefas, tornando os processos claros e a comunicação entre setores facilitada. Além disso, garante com que cada colaborador seja informado de que há tarefas a serem cumpridas.

Isso otimiza o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade, reduz os custos e melhora a eficácia dos serviços. A eliminação de gargalos torna os fluxos mais unificados e automatizados, o que também ajuda na tomada de decisões. 

Como implementar workflows?

Algumas dúvidas podem surgir na hora de implementar workflows na sua empresa. Um passo a passo pode ajudar. 

#1. Identifique os processos a serem adaptados

Fazer um auto diagnóstico da empresa é muito importante na hora de implementar sistemas de workflows. Identifique os processos que podem ser adaptados pelo software e permita a diminuição de erros.

#2. Delimite os participantes dos workflows

Delimitar os participantes, objetivos e atividades dos workflows é parte essencial do processo de implementação desses fluxos de trabalho automatizados. Assim, é possível entender qual é a exata necessidade da empresa e como os workflows funcionarão.

#3. Conte com uma consultoria de TI especializada

Implementar workflows em sua empresa pode ser trabalhoso. A tarefa fica mais fácil se você contar com a ajuda de uma consultoria de TI especializada, que identificará os melhores softwares para cada necessidade e ajudará a manter a segurança dos dados empresariais.

A 4infra - Consultoria em TI - Suporte de TI para sua empresa pode te ajudar nesse processo. Possuímos profissionais altamente especializados para atuar de forma preventiva e oferecer a cada empresa um plano personalizado de infraestrutura em TI. Agende um horário agora! 


2 de junho de 2021

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