Quem já é “de casa” aqui no blog da 4Infra sabe o que é Microsoft Loop de cor e salteado. Mas, se você está aqui pela primeira vez, eis uma rápida explicação: essa é uma das ferramentas mais recentes e inovadoras da Microsoft voltada para a produtividade e colaboração em equipe.
Lançado como parte do pacote Microsoft 365, o Loop traz uma abordagem modular e flexível ao gerenciamento de tarefas e informações, ajudando os times a colaborar em tempo real e a manter tudo organizado.
A ferramenta foi desenhada para lidar com os desafios modernos do trabalho remoto e híbrido, permitindo uma interação fluida entre plataformas e dispositivos, além de integrar de forma impecável com outras ferramentas da Microsoft, como o Teams, o OneNote e o Outlook.
Aqui estão algumas dicas e truques para aproveitar ao máximo o Microsoft Loop e otimizar sua produtividade e a de sua equipe.
O Microsoft Loop permite que você crie componentes dinâmicos que podem ser usados em diferentes partes do Microsoft 365, como no Teams, Outlook e Word online. Os componentes podem incluir listas de tarefas, tabelas, listas de verificação e blocos de texto, e qualquer alteração feita em um componente é refletida em tempo real em todos os lugares onde ele foi compartilhado. Esse recurso é especialmente útil quando você precisa reunir ideias com colegas de diferentes departamentos ou equipes.
Dica: para criar um componente, clique no botão de adição de componente (+) dentro de uma página do Loop e escolha entre as várias opções disponíveis. É uma ótima forma de alinhar informações, mantendo todos na mesma página, literalmente.
O Loop permite criar páginas dentro de um espaço de trabalho. Essas páginas funcionam como blocos de notas digitais onde você pode adicionar ideias, organizar tarefas, armazenar referências e até incluir componentes interativos. É ideal para dividir projetos complexos em partes menores e mais gerenciáveis.
Truque: crie uma página para cada fase de um projeto ou para diferentes áreas de responsabilidade. Por exemplo, se você está gerenciando um evento, pode ter páginas separadas para "Logística", "Comunicação" e "Marketing". Isso permite que cada área se mantenha organizada, e você pode facilmente navegar entre as páginas para verificar o status geral do projeto.
O Microsoft Loop foi projetado com a colaboração em mente, e os espaços de trabalho compartilhados são uma das melhores maneiras de se manter em sincronia com a equipe. Um espaço de trabalho compartilhado funciona como um “quadro branco” digital onde todos podem ver, editar e comentar o conteúdo. Isso é especialmente útil para projetos que exigem brainstormings, discussões ou acompanhamento de progresso.
Dica: use os espaços de trabalho compartilhados para reuniões de planejamento, onde cada membro da equipe pode adicionar e editar ideias em tempo real. Isso facilita o alinhamento, evita o excesso de e-mails e promove um ambiente de colaboração ativa.
O Loop permite criar modelos de componentes, o que significa que você pode salvar um componente como um template para reutilizá-lo sempre que necessário. Esse recurso é muito útil para tarefas repetitivas, como listas de verificação para reuniões, checklists de projeto ou formulários padrão para coleta de dados.
Truque: salve os componentes que você utiliza com frequência como modelos e crie uma biblioteca de templates para sua equipe. Isso economiza tempo e mantém a consistência na maneira como a equipe documenta e compartilha informações.
Uma das integrações mais potentes do Loop é com o Microsoft Teams, o que facilita o uso de componentes e páginas diretamente dentro dos canais de bate-papo e reuniões do Teams. Com essa integração, você pode criar e compartilhar componentes Loop durante uma reunião e fazer com que todos os participantes acompanhem as discussões e colaborem em tempo real.
Dica: experimente usar componentes Loop como agendas interativas para reuniões no Teams. Ao adicionar uma agenda como um componente, todos podem ver os tópicos, adicionar notas e marcar itens conforme discutidos. Isso resulta em reuniões mais organizadas e com registro das decisões e próximos passos.
O Loop inclui um recurso de lista de tarefas colaborativas, onde você pode adicionar tarefas, definir prazos, atribuir responsabilidades e até mesmo adicionar links e notas adicionais. Essas listas de tarefas podem ser integradas a outros componentes e páginas, ajudando a manter o controle das atividades em andamento.
Truque: use a lista de tarefas para o acompanhamento de projetos entre departamentos. Defina prazos para cada tarefa e atribua responsáveis, permitindo que todos possam ver o progresso do projeto em tempo real e atualizar suas próprias atividades sem precisar depender de reuniões ou e-mails constantes.
Com a quantidade de informações que pode ser armazenada em um espaço de trabalho do Loop, encontrar conteúdo específico pode se tornar um desafio. Felizmente, o Microsoft Search integrado permite buscar por palavras-chave ou tópicos específicos dentro do Loop, facilitando a localização de informações e economizando tempo.
Dica: utilize palavras-chave consistentes nos títulos e descrições das páginas e componentes, para que o Microsoft Search possa indexar de forma mais eficaz. Outra estratégia é adicionar tags às páginas e componentes para organizar melhor as informações.
O Microsoft Loop oferece uma funcionalidade de notificações que permite acompanhar todas as alterações realizadas nos componentes e páginas que você está acompanhando. Além disso, você pode adicionar comentários aos componentes e páginas, facilitando discussões e feedbacks.
Dica: use os comentários para fornecer feedback direto dentro dos componentes, o que permite uma comunicação mais precisa e evita que o contexto da conversa se perca em meio a e-mails e mensagens separadas. As notificações também ajudam a manter você atualizado sobre as mudanças realizadas em tempo real, sem precisar abrir o Loop constantemente.
O Loop se integra com outros aplicativos do Microsoft 365, como o OneNote, Planner e o Outlook, além de permitir o compartilhamento de componentes em e-mails e chats. Essa integração ampla permite que você traga informações de diferentes fontes para o Loop e compartilhe conteúdo do Loop para outras ferramentas, mantendo a comunicação consistente e centralizada.
Dica: para um fluxo de trabalho mais dinâmico, experimente criar uma página do Loop que funcione como um painel central do projeto e inclua links para tarefas no Planner, notas no OneNote e eventos no Outlook.
Por ser uma ferramenta modular, o Loop permite muita personalização. Desde a criação de espaços de trabalho até a escolha de componentes específicos, você pode adaptar o Loop para se ajustar ao seu fluxo de trabalho e às necessidades da sua equipe.
Truque: não tenha medo de explorar! Experimente diferentes combinações de componentes e layouts de páginas até encontrar o formato que mais ajuda você e sua equipe a trabalharem de forma produtiva.
Concluindo, o Microsoft Loop é uma poderosa ferramenta de produtividade que transforma a forma como equipes colaboram, organizam e compartilham informações. Ao utilizar componentes dinâmicos, páginas organizadas, integração com o Microsoft Teams e outros recursos do Microsoft 365, é possível criar um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.
Com essas dicas e truques, você estará bem equipado para explorar o potencial do Microsoft Loop e aproveitar ao máximo as suas funcionalidades para melhorar a produtividade e a comunicação dentro da sua equipe.
