Estratégias eficazes para gestão de documentos no SharePoint

Estratégias eficazes para gestão de documentos no SharePoint

O SharePoint é uma das ferramentas mais robustas e versáteis para gestão de documentos corporativos. Desenvolvido pela Microsoft, ele permite que empresas de diferentes tamanhos organizem, compartilhem e colaborem em documentos de maneira eficiente e segura. No entanto, o potencial da ferramenta só é plenamente alcançado com uma abordagem estratégica que considere as necessidades específicas de cada organização.

Uma boa gestão de documentos no SharePoint começa com uma biblioteca bem estruturada. A biblioteca é o núcleo da ferramenta, onde todos os arquivos são armazenados e acessados. Portanto, é crucial configurá-la de maneira que reflita a hierarquia organizacional e atenda às demandas do time.

Comece definindo categorias principais que representam os departamentos ou áreas de atuação da empresa, como Recursos Humanos, Finanças, Vendas, ou TI. 

Em seguida, crie subcategorias que ajudem a organizar os documentos dentro dessas áreas. Por exemplo, no departamento de Recursos Humanos, subcategorias como “Contratações”, “Treinamentos” e “Políticas Internas” podem facilitar a navegação.

A partir daí, a gestão de documentos no SharePoint se torna possível

Outro ponto essencial da gestão de documentos no SharePoint é o uso de metadados para classificação e pesquisa. Metadados são informações associadas aos arquivos que permitem encontrar documentos rapidamente. Eles podem incluir informações como data de criação, autor, tipo de documento ou status de aprovação. 

Com o uso adequado de metadados, a pesquisa no SharePoint se torna mais eficiente, reduzindo o tempo perdido procurando arquivos.

Adotar uma nomenclatura consistente para os arquivos. Evite nomes genéricos como “documento_final” ou “relatório_atualizado”. Em vez disso, use padrões que incluam informações claras, como a data ou o projeto associado, para evitar confusões e facilitar a localização de versões específicas.

Veja os próximos passos para uma gestão de documentos no SharePoint  de sucesso:

Configurando permissões e acessos com precisão

A segurança de documentos é uma prioridade, inclusive para a Microsoft e seus produtos. O SharePoint oferece ferramentas poderosas para controlar quem pode visualizar ou editar cada arquivo. Contudo, configurar permissões sem uma estratégia pode levar a erros que comprometem a confidencialidade ou dificultam o trabalho em equipe.

Uma abordagem eficaz é configurar as permissões com base em grupos e não em indivíduos. Por exemplo, você pode criar um grupo para “Equipe de Marketing” com permissões específicas para a biblioteca de Marketing. Isso facilita a gestão, pois qualquer novo membro da equipe pode ser adicionado ao grupo, herdando automaticamente as permissões adequadas.

Além disso, utilizar diferentes níveis de acesso para atender às necessidades organizacionais é essencial. Nesse ponto, o SharePoint permite criar permissões granulares, como apenas leitura, edição ou controle total. 

Para documentos sensíveis, como contratos ou relatórios financeiros, considere restringir o acesso apenas a membros-chave da organização.

Outro recurso importante na gestão de documentos no SharePoint é o uso de “Sites de Equipe” ou “Sites de Comunicação”. Os Sites de Equipe são ideais para colaboração, permitindo que grupos trabalhem juntos em projetos e compartilhem documentos de forma mais dinâmica. 

Já os Sites de Comunicação são úteis para compartilhar informações com um público mais amplo, mas com um controle mais rígido sobre quem pode editar o conteúdo.

Automatizando processos para maior eficiência

O SharePoint não é apenas um repositório de documentos: ele também pode ser usado para automatizar processos de negócios que envolvem documentos. Isso reduz o trabalho manual, minimiza erros e aumenta a eficiência operacional.

Uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é através do Power Automate, uma ferramenta integrada ao ecossistema Microsoft. Com ele, você pode criar fluxos de trabalho que automatizam tarefas repetitivas, como aprovação de documentos. 

Por exemplo: ao carregar um novo contrato na biblioteca de “Contratos”, o Power Automate pode enviar automaticamente uma notificação ao gerente responsável, solicitando aprovação.

Outro recurso que pode ser explorado na gestão de documentos no SharePoint é o controle de versão. Ele permite rastrear todas as alterações feitas em um documento, registrar quem as realizou e, se necessário, restaurar uma versão anterior. Esse recurso é especialmente útil para equipes que colaboram em um único arquivo, garantindo que nenhuma alteração importante seja perdida.

Adicionalmente, o uso de alertas no SharePoint pode manter todos os membros da equipe informados sobre atualizações em documentos importantes. Esses alertas podem ser configurados para notificar os usuários por e-mail ou diretamente no Microsoft Teams sempre que um arquivo for modificado ou quando novos documentos forem adicionados a uma biblioteca específica.

Vai fazer gestão de documentos no SharePoint e não sabe por onde começar?

Conte com a gente!

Os especialistas da 4Infra entendem que fazer uma boa gestão de documentos no SharePoint é mais do que simplesmente armazená-los; trata-se de criar um ambiente que promova organização, segurança e colaboração. Ao estruturar bibliotecas de maneira lógica, configurar permissões cuidadosamente e automatizar processos, sua organização pode maximizar o potencial da ferramenta e transformar a forma como lida com informações.

Com uma estratégia sólida, o SharePoint se torna não apenas uma plataforma de armazenamento, mas um aliado indispensável na transformação digital de empresas. 

Comece hoje mesmo a implementar essas estratégias e veja como a eficiência operacional e a produtividade do seu time podem alcançar novos patamares. Entre em contato!



Esse texto foi criado pela redação da 4infra.
3 de janeiro de 2025

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