O SharePoint é uma das plataformas de colaboração mais poderosas e versáteis disponíveis no mercado, amplamente utilizada por organizações para gerenciar documentos, automatizar fluxos de trabalho e facilitar a comunicação entre equipes.
Sabemos que com um grande poder vem uma grande responsabilidade – e garantir que as permissões e acessos no SharePoint sejam gerenciados de forma eficaz é crucial para proteger dados sensíveis, garantir a conformidade e preservar a eficiência operacional.
Aqui, na 4Infra, nossos especialistas reuniram em um único artigo tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de permissões e acessos no SharePoint, incluindo conceitos básicos, melhores práticas e dicas para evitar erros comuns.
O gerenciamento de permissões e acessos no SharePoint desempenha um papel fundamental na proteção de dados, conformidade regulatória, eficiência operacional e, claro, minimização de riscos.
A começar por impedir o acesso não autorizado a documentos e informações confidenciais, e chegando na proteção contra vazamentos de dados e manipulação indevida de arquivos, o SharePoint também garante que práticas de segurança estejam alinhadas com leis e regulamentações, como LGPD, GDPR e outras.
Com esse diferencial, o gerenciamento de permissões e acessos no SharePoint reduz o risco de erros humanos e promove um ambiente colaborativo organizado.
Mas, para tanto, o SharePoint utiliza um modelo hierárquico para gerenciar permissões, configurando acessos em diferentes níveis, citados abaixo:
Site collection (coleção de sites): a camada mais alta, onde as permissões podem ser definidas para toda uma coleção de sites.
Sites individuais: permissões específicas podem ser atribuídas para cada site dentro da coleção.
Bibliotecas de documentos: controle mais refinado para pastas ou bibliotecas de arquivos específicos.
Documentos ou itens individuais: permissões podem ser configuradas para arquivos ou itens específicos, caso necessário.
A plataforma utiliza grupos e níveis de permissão para simplificar o gerenciamento de acessos. Os grupos de permissão são coletivos de usuários que compartilham as mesmas permissões, como "Proprietários", "Membros" e "Visitantes".
Já os níveis de permissão determinam as ações que os usuários podem realizar, como:
Controle total, que dá acesso completo para gerenciar configurações e conteúdo;
Edição, que permite criar, editar e excluir itens;
Contribuição, em que usuários podem adicionar ou editar itens existentes;
Leitura, que permite apenas visualizar conteúdo.
Uma característica importante do SharePoint é a herança de permissões, onde subitens (como pastas ou arquivos) herdam permissões de seus itens superiores (sites ou bibliotecas). Essa abordagem simplifica o gerenciamento de permissões em larga escala, mas pode ser personalizada quebrando a herança para itens específicos.
Você deve considerar quebrar a herança de permissões nos seguintes casos:
No entanto, é importante usar essa funcionalidade com cautela, pois configurações complexas podem gerar confusão e dificultar o gerenciamento.
Tudo certo até aqui? Agora veja nossas dicas práticas para gerenciar permissões e acessos no SharePoint de forma a evitar problemas ou redundâncias:
Em vez de conceder permissões diretamente a usuários individuais, organize-os em grupos com níveis de acesso apropriados. Isso torna o gerenciamento mais eficiente e facilita alterações futuras.
Conceda apenas as permissões necessárias para que os usuários desempenhem suas funções. Restringir o acesso minimiza o risco de erros e vazamentos de dados.
Defina diretrizes claras sobre como permissões devem ser atribuídas e gerenciadas, e documente as práticas utilizadas. Isso garante consistência e facilita a auditoria.
Monitore quem tem acesso a quais recursos e revise permissões periodicamente. Usuários que mudaram de função ou saíram da empresa devem ter seus acessos revogados ou ajustados imediatamente.
O SharePoint oferece recursos para visualizar e auditar permissões, como a ferramenta "Check Permissions". Além disso, você pode integrar soluções de terceiros para relatórios avançados.
Garanta que os administradores compreendam as nuances do gerenciamento de permissões e ofereça treinamentos para usuários finais, evitando ações inadequadas que possam comprometer a segurança.
Um grande desafio do gerenciamento de permissões e acessos no SharePoint é fazer tudo de forma a não cometer erros que possam prejudicar a colheita dos frutos do uso da ferramenta.
Para que você consiga tirar o melhor proveito do SharePoint, evite criar configurações de permissões complexas, que podem levar a confusões e erros. Sempre que possível, mantenha a estrutura simples e consistente.
Outro erro bem comum é esquecer de remover acessos de usuários que não necessitam mais deles, já que a prática pode expor informações confidenciais. Implante processos automatizados ou verifique permissões regularmente.
O SharePoint permite compartilhar documentos por meio de links, mas isso pode levar a acessos desnecessários se não configurado corretamente. Sempre use links restritos a usuários específicos ou com datas de expiração.
Pensando em diminuir cada vez mais esses obstáculos, a Microsoft tem implementado recursos para tornar o permissões e acessos no SharePoint ainda mais eficiente.
Podemos citar:
Compartilhamento seguro por links, com controle granular sobre quem pode acessar arquivos compartilhados.
Integração com Azure Active Directory, que permite aplicar políticas de segurança corporativas a grupos e usuários.
Relatórios detalhados de atividades, de forma que você acompanhe como os arquivos são acessados e utilizados em tempo real.
Em conclusão, gerenciar permissões e acessos no SharePoint é uma tarefa essencial para qualquer organização que utilize a plataforma. Ao adotar práticas eficazes, documentar políticas e monitorar constantemente as configurações, sua empresa pode garantir a segurança dos dados e a eficiência no uso do SharePoint.
Se precisar de ajuda para implementar as melhores práticas ou otimizar o gerenciamento de permissões no SharePoint, entre em contato com nossa equipe de consultoria de TI. Estamos prontos para ajudar sua organização a maximizar o potencial dessa poderosa ferramenta.
