O SharePoint é uma ferramenta robusta da Microsoft, amplamente utilizada por empresas e organizações para gerenciar documentos, compartilhar informações e facilitar a colaboração em equipes.
Baseada em nuvem, a plataforma de colaboração permite a criação e gerenciamento de sites internos, bibliotecas de documentos, fluxos de trabalho e muito mais. Ele é amplamente integrado ao ecossistema Microsoft 365, permitindo o uso conjunto com ferramentas como Word, Excel, Teams e Outlook.
Entre seus principais usos, estão o gerenciamento de documentos, com armazenamento centralizado e controle de versões, espaços de trabalho compartilhados, criação de fluxos de trabalho personalizados e intranet corporativa, com compartilhamento de notícias e informações com a organização.
Para acessar o SharePoint, você precisa de uma conta no Microsoft 365. Então, entre no portal do Microsoft 365 (https://www.office.com), faça login e clique no ícone para acessar o painel principal.
Se sua organização já possui sites configurados, você verá uma lista deles ao entrar no SharePoint. Caso contrário, será necessário criar um novo site.
E como fazer isso?
Existem dois tipos principais de sites que você pode criar no SharePoint:
Site de equipe: ideal para colaboração interna, onde equipes podem compartilhar documentos, tarefas e informações.
Site de comunicação: Focado na disseminação de informações, como notícias ou relatórios, para um público maior dentro da organização.
Para criar um site:
#1 Clique em “Criar site” na página inicial do SharePoint.
#2 Escolha o tipo de site que melhor atende às suas necessidades.
#3 Insira o nome do site e uma descrição.
#4 Configure permissões: escolha quem terá acesso ao site e qual será o nível de permissões (proprietário, membro ou visitante).
A biblioteca de documentos é o coração do SharePoint, onde todos os arquivos da equipe são armazenados e gerenciados.
Para organizar seus documentos com pastas, basta criá-las agrupando os documentos relacionados. Na organização em metadados, use colunas personalizadas para classificar e filtrar arquivos. Por exemplo, você pode adicionar colunas para "Tipo de Documento" ou "Status".
Por fim, o controle de versão permite rastrear alterações em documentos. Para habilitá-lo, vá para as configurações da biblioteca, clique em “Configurações da Biblioteca” > “Configurações de Controle de Versão” e ative as versões principais e secundárias (se necessário).
Uma configuração inicial adequada é crucial para evitar problemas futuros e garantir que sua equipe tire o máximo proveito da plataforma.
Aqui estão as configurações que indicamos para obter sucesso na empreitada:
O SharePoint permite definir permissões detalhadas para cada site, biblioteca ou mesmo arquivos individuais.
Para gerenciar permissões, vá até as configurações do site e clique em “Permissões do Site”. Configure permissões de acordo com os níveis de acesso necessários (leitura, edição ou controle total).
Lembre-se: permissões mal gerenciadas podem comprometer a segurança de informações sensíveis.
O SharePoint permite personalizar o layout e a aparência dos sites para refletir a identidade da sua organização.
Para…
Alterar tema: vá em Configurações > Alterar aparência e selecione um tema.
Adicionar web parts: são os blocos que você pode adicionar às páginas para exibir informações como listas, links ou calendários.
Alertas são úteis para notificar usuários sobre alterações em documentos ou listas. Para configurar:
#1 Vá até o item ou lista desejada.
#2 Clique em “Alertar-me” no menu.
#3 Escolha quando e como deseja ser notificado (por exemplo, a cada alteração ou uma vez ao dia).
Use o SharePoint em conjunto com o Teams para colaboração em tempo real. Você pode vincular bibliotecas de documentos do SharePoint diretamente a canais no Teams.
Você também pode usar a plataforma para automatizar processos repetitivos, como aprovação de documentos, com fluxos de trabalho personalizados.
Antes de tudo, porém, certifique-se de que sua equipe está familiarizada com os recursos do SharePoint. Pequenos treinamentos podem evitar confusões e otimizar o uso da plataforma.
Trata-se de uma ferramenta poderosa, mas sua eficácia depende de uma configuração inicial bem planejada e do uso adequado pela equipe. Seguindo os passos apresentados neste guia você vai estar no caminho certo para criar um ambiente de trabalho digital organizado, colaborativo e eficiente.
Lembre-se de explorar continuamente os recursos do SharePoint e acompanhar as atualizações da Microsoft para maximizar os benefícios da plataforma.
Se precisar de ajuda adicional, deixe suas dúvidas nos comentários ou agende um bate-papo com os especialistas da 4Infra!
