O SharePoint é uma ferramenta poderosa para colaboração e gestão de informações em empresas de todos os tamanhos. Contudo, para aproveitar ao máximo o potencial da plataforma, é essencial garantir que a navegação e a usabilidade no SharePoint sejam amigáveis e intuitivas.
Afinal, uma ferramenta bem estruturada pode aumentar a produtividade, reduzir o tempo de busca por informações e melhorar a experiência do usuário.
Veja, abaixo, as dicas práticas, separadas pelos especialistas da 4Infra, para otimizar a navegação e a usabilidade no SharePoint:
Antes de começar a criar bibliotecas de documentos, sites e páginas, é fundamental planejar como as informações serão organizadas.
Pergunte-se, por exemplo:
Crie uma estrutura lógica e consistente, utilizando categorias claras para separar documentos, notícias e informações corporativas. Um mapeamento bem planejado pode evitar duplicidades e facilitar a navegação.
A barra de navegação é uma das primeiras coisas que os usuários veem ao acessar o SharePoint. Portanto, certifique-se de que os links principais sejam claros, objetivos e correspondam às necessidades dos usuários. Evite abreviações confusas e crie nomes de menus que possam descrever exatamente o conteúdo inserido.
Por exemplo, em vez de "RH_docs", prefira "Documentos do RH". Outra dica é substituir um nome como "Finanças_2023" por "Relatórios Financeiros 2023".
Além disso, configure menus suspensos para agrupar conteúdos relacionados, reduzindo a necessidade de cliques desnecessários.
Visando melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint, a página inicial deve funcionar como um hub central para os usuários.
Para isso, destaque notícias corporativas ou atualizações importantes, insira atalhos para os sites mais acessados e inclua uma barra de pesquisa em destaque, já que ela é uma ferramenta essencial para localizar conteúdos rapidamente.
Utilize web parts (componentes prontos do SharePoint) como "Destaques", "Eventos Próximos" ou "Documentos Recentes" para deixar a página mais útil e dinâmica.
A segurança e a usabilidade caminham lado a lado. Com isso em mente, atribua permissões de acesso de acordo com as necessidades de cada grupo ou indivíduo.
Por exemplo, usuários do departamento financeiro devem ter acesso apenas a documentos e sites relevantes para suas atividades. Além disso, informações confidenciais devem ser restritas a um pequeno grupo de pessoas.
Essa configuração garante que os usuários não se sintam sobrecarregados com conteúdos irrelevantes ou inacessíveis.
Com a crescente utilização de dispositivos móveis no ambiente de trabalho, é imprescindível que o SharePoint seja responsivo.
Verifique se a navegação e o layout estão ajustados para telas menores e, a partir daí, utilize visualizações simplificadas para mobile, priorizando botões grandes e menus fáceis de tocar.
Testar regularmente o acesso móvel ajuda a identificar e corrigir problemas de navegação e a usabilidade no SharePoint para esses dispositivos.
Uma das maiores vantagens do SharePoint é sua integração com outras ferramentas do Microsoft 365, como Teams, OneDrive e Outlook.
Para não perder os benefícios e, claro, melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint, utilize o Microsoft Teams para centralizar a comunicação enquanto vincula documentos armazenados na plataforma.
Não se esqueça de habilitar notificações por e-mail para alertar usuários sobre atualizações em sites ou bibliotecas importantes.
A integração melhora a usabilidade, mas também potencializa a produtividade da equipe.
Os metadados ajudam a classificar e localizar documentos de maneira eficiente. Em vez de confiar apenas em pastas, atribua informações relevantes a cada arquivo, como:
Com os metadados bem definidos, a busca por arquivos específicos se torna mais rápida e precisa, reduzindo o tempo gasto pelos usuários.
Mesmo o SharePoint mais bem estruturado pode ser subutilizado sem treinamento adequado. Certifique-se de que todos os usuários compreendem as funcionalidades básicas e as melhores práticas de navegação.
Para tanto, promova workshops ou vídeos tutoriais sobre a plataforma. Outra boa iniciativa é criar um guia de usuário para consultas rápidas, além de manter um canal de suporte ativo para dúvidas ou problemas técnicos.
A aparência do SharePoint também influencia a sua usabilidade. Personalize a interface utilizando as cores e logotipos da empresa para reforçar a identidade visual.
Use temas consistentes para todas as páginas a partir de layouts simples. O objetivo, aqui, é evitar o excesso de elementos ou informações desnecessárias.
Ícones e imagens são bem-vindos, já que facilitam a identificação de conteúdos.
Por último, mas não menos importante, a navegação e a usabilidade no SharePoint não é um conceito estático. É essencial realizar avaliações periódicas para identificar gargalos ou áreas de melhoria.
Não sabe por onde começar? Que tal utilizar feedback dos usuários, analisar métricas (como links mais acessados e conteúdos menos visualizados) e buscar ferramentas de relatórios do próprio SharePoint?
Esses dados ajudam a ajustar a navegação e melhorar a experiência continuamente.
Como vimos, melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint não é apenas uma questão de organização; é uma estratégia para maximizar a eficiência e a colaboração dentro da sua empresa. Ao implementar as dicas acima, sua equipe terá uma plataforma mais intuitiva, funcional e adaptada às suas necessidades.
Se sua empresa precisa de suporte especializado para configurar ou otimizar o SharePoint, entre em contato conosco. Nossa equipe de consultoria de TI está pronta para ajudar você a transformar o potencial da ferramenta em resultados reais!
