10 dicas para melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint

10 dicas para melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint

O SharePoint é uma ferramenta poderosa para colaboração e gestão de informações em empresas de todos os tamanhos. Contudo, para aproveitar ao máximo o potencial da plataforma, é essencial garantir que a navegação e a usabilidade no SharePoint sejam amigáveis e intuitivas. 

Afinal, uma ferramenta bem estruturada pode aumentar a produtividade, reduzir o tempo de busca por informações e melhorar a experiência do usuário. 

Veja, abaixo, as dicas práticas, separadas pelos especialistas da 4Infra, para otimizar a navegação e a usabilidade no SharePoint:

#1 Planeje a arquitetura da informação

Antes de começar a criar bibliotecas de documentos, sites e páginas, é fundamental planejar como as informações serão organizadas.

Pergunte-se, por exemplo:

  • Quais são as principais necessidades dos usuários?
  • Como eles costumam procurar informações?
  • Quais departamentos ou equipes precisam de acesso a conteúdos específicos?

Crie uma estrutura lógica e consistente, utilizando categorias claras para separar documentos, notícias e informações corporativas. Um mapeamento bem planejado pode evitar duplicidades e facilitar a navegação.

#2 Use links de navegação simples e intuitivos

A barra de navegação é uma das primeiras coisas que os usuários veem ao acessar o SharePoint. Portanto, certifique-se de que os links principais sejam claros, objetivos e correspondam às necessidades dos usuários. Evite abreviações confusas e crie nomes de menus que possam descrever exatamente o conteúdo inserido.

Por exemplo, em vez de "RH_docs", prefira "Documentos do RH". Outra dica é substituir um nome como "Finanças_2023" por "Relatórios Financeiros 2023".

Além disso, configure menus suspensos para agrupar conteúdos relacionados, reduzindo a necessidade de cliques desnecessários.

#3 Personalize a página inicial do SharePoint

Visando melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint, a página inicial deve funcionar como um hub central para os usuários. 

Para isso, destaque notícias corporativas ou atualizações importantes, insira atalhos para os sites mais acessados e inclua uma barra de pesquisa em destaque, já que ela é uma ferramenta essencial para localizar conteúdos rapidamente.

Utilize web parts (componentes prontos do SharePoint) como "Destaques", "Eventos Próximos" ou "Documentos Recentes" para deixar a página mais útil e dinâmica.

#4 Configure permissões de acesso com cuidado

A segurança e a usabilidade caminham lado a lado. Com isso em mente, atribua permissões de acesso de acordo com as necessidades de cada grupo ou indivíduo. 

Por exemplo, usuários do departamento financeiro devem ter acesso apenas a documentos e sites relevantes para suas atividades. Além disso, informações confidenciais devem ser restritas a um pequeno grupo de pessoas.

Essa configuração garante que os usuários não se sintam sobrecarregados com conteúdos irrelevantes ou inacessíveis.

#5 Otimize a experiência mobile

Com a crescente utilização de dispositivos móveis no ambiente de trabalho, é imprescindível que o SharePoint seja responsivo.

Verifique se a navegação e o layout estão ajustados para telas menores e, a partir daí, utilize visualizações simplificadas para mobile, priorizando botões grandes e menus fáceis de tocar.

Testar regularmente o acesso móvel ajuda a identificar e corrigir problemas de navegação e a usabilidade no SharePoint para esses dispositivos.

#6 Integre o SharePoint com outras ferramentas do Microsoft 365

Uma das maiores vantagens do SharePoint é sua integração com outras ferramentas do Microsoft 365, como Teams, OneDrive e Outlook.

Para não perder os benefícios e, claro, melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint, utilize o Microsoft Teams para centralizar a comunicação enquanto vincula documentos armazenados na plataforma.

Não se esqueça de habilitar notificações por e-mail para alertar usuários sobre atualizações em sites ou bibliotecas importantes.

A integração melhora a usabilidade, mas também potencializa a produtividade da equipe.

#7 Utilize metadados para organizar documentos

Os metadados ajudam a classificar e localizar documentos de maneira eficiente. Em vez de confiar apenas em pastas, atribua informações relevantes a cada arquivo, como:

  • Nome do projeto
  • Data de criação
  • Responsável

Com os metadados bem definidos, a busca por arquivos específicos se torna mais rápida e precisa, reduzindo o tempo gasto pelos usuários.

#8 Invista em treinamento e suporte

Mesmo o SharePoint mais bem estruturado pode ser subutilizado sem treinamento adequado. Certifique-se de que todos os usuários compreendem as funcionalidades básicas e as melhores práticas de navegação.

Para tanto, promova workshops ou vídeos tutoriais sobre a plataforma. Outra boa iniciativa é criar um guia de usuário para consultas rápidas, além de manter um canal de suporte ativo para dúvidas ou problemas técnicos.

#9 Aplique design atraente e funcional

A aparência do SharePoint também influencia a sua usabilidade. Personalize a interface utilizando as cores e logotipos da empresa para reforçar a identidade visual. 

Use temas consistentes para todas as páginas a partir de layouts simples. O objetivo, aqui, é evitar o excesso de elementos ou informações desnecessárias.

Ícones e imagens são bem-vindos, já que facilitam a identificação de conteúdos.

#10 Avalie e ajuste constantemente

Por último, mas não menos importante, a navegação e a usabilidade no SharePoint não é um conceito estático. É essencial realizar avaliações periódicas para identificar gargalos ou áreas de melhoria. 

Não sabe por onde começar? Que tal utilizar feedback dos usuários, analisar métricas (como links mais acessados e conteúdos menos visualizados) e buscar ferramentas de relatórios do próprio SharePoint?

Esses dados ajudam a ajustar a navegação e melhorar a experiência continuamente.

Quer ajuda para melhorar a navegação e usabilidade no SharePoint? Conte com a gente!

Como vimos, melhorar a navegação e a usabilidade no SharePoint não é apenas uma questão de organização; é uma estratégia para maximizar a eficiência e a colaboração dentro da sua empresa. Ao implementar as dicas acima, sua equipe terá uma plataforma mais intuitiva, funcional e adaptada às suas necessidades.

Se sua empresa precisa de suporte especializado para configurar ou otimizar o SharePoint, entre em contato conosco. Nossa equipe de consultoria de TI está pronta para ajudar você a transformar o potencial da ferramenta em resultados reais!



Esse texto foi criado pela redação da 4infra.
13 de janeiro de 2025

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