A automatização de processos empresariais é uma das estratégias mais eficazes para alcançar objetivos como competitividade e organização. O SharePoint, uma ferramenta da Microsoft, desempenha papel crucial nesse contexto. Com fluxos de trabalho integrados e uma ampla gama de funcionalidades, ela permite que as organizações otimizem operações de forma prática e escalável.
Só para garantir que estamos na mesma página, antes de falar sobre fluxos de trabalho no SharePoint: automatizar processos significa substituir tarefas manuais e repetitivas por sistemas automatizados que operam com maior precisão, rapidez e consistência. Isso resulta em maior eficiência, redução de erros, economia de recursos e maior transparência nos procedimentos internos.
Muitos ainda não sabem, mas a automatização contribui para a conformidade regulatória, já que possibilita o rastreamento detalhado de atividades e a geração de relatórios claros e confiáveis.
Dito isso, os fluxos de trabalho no SharePoint são ferramentas certas para fazer a execução automatizada de tarefas específicas com base em regras predefinidas. Isso inclui aprovações de documentos, gerenciamento de solicitações, envio de notificações automáticas e atribuição de tarefas. Esses fluxos podem ser configurados diretamente na interface do SharePoint ou por meio de ferramentas complementares, como o Power Automate, que expande ainda mais as possibilidades de integração e personalização.
Existem modelos-padrão de fluxos de trabalho no SharePoint que podem ser ajustados às necessidades de cada empresa. Um exemplo comum é o fluxo de aprovação de documentos, no qual arquivos enviados para a biblioteca de documentos são automaticamente direcionados para os responsáveis pela revisão e aprovação.
Outro modelo amplamente utilizado é o de coleta de feedback, que solicita e consolida as opiniões de diferentes partes interessadas em um único espaço.
Alguns fluxos que emitem notificações automáticas de vencimento, alertando equipes sobre prazos importantes para evitar atrasos.
Alguns dos grandes benefícios da criação destes fluxos de trabalho no SharePoint são:
A integração com o Power Automate leva os fluxos de trabalho no SharePoint a outro nível, permitindo a conexão com outras ferramentas do ecossistema Microsoft, como Teams, Outlook e OneDrive. A funcionalidade possibilita a criação de fluxos mais avançados e dinâmicos, que abrangem múltiplos departamentos e sistemas.
Por exemplo, uma solicitação iniciada no SharePoint pode desencadear notificações no Teams, enviar e-mails via Outlook e registrar atualizações em planilhas do Excel, tudo de maneira integrada e automática.
O PowerApps complementa o SharePoint ao permitir a criação de interfaces e formulários customizados para os fluxos de trabalho. Isso torna a experiência do usuário mais intuitiva e eficiente, eliminando etapas desnecessárias e facilitando a entrada de dados. Imagine, por exemplo, um formulário de solicitação de reembolso personalizado, no qual o colaborador preenche as informações diretamente no SharePoint, e o fluxo automatizado encaminha os dados para análise, aprovação e pagamento.
Outro aspecto fundamental do SharePoint é o gerenciamento de permissões, que garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou aprovar informações em cada etapa do processo. Esse controle é essencial para manter a segurança dos dados e a conformidade com políticas internas e regulamentações externas, especialmente em setores altamente regulados, como o financeiro e o de saúde.
A aplicação prática dos fluxos de trabalho no SharePoint é vasta e se adapta a diferentes necessidades empresariais. Um exemplo clássico é a aprovação de contratos, em que o SharePoint pode automatizar o envio de documentos para revisão por diferentes departamentos, notificando os responsáveis e rastreando o status em tempo real. Outra aplicação é a gestão de solicitações de TI, centralizando pedidos de suporte técnico, atribuindo automaticamente as tarefas aos técnicos adequados e acompanhando o progresso até a resolução do problema.
O onboarding de novos funcionários também pode ser simplificado por meio de fluxos de trabalho no SharePoint. Desde a coleta de documentos até o agendamento de treinamentos, cada etapa é automatizada e gerenciada pela plataforma, garantindo que nada seja esquecido e reduzindo o tempo necessário para integrar o colaborador à equipe.
No gerenciamento de projetos, o SharePoint permite acompanhar o progresso de atividades, rastrear prazos e centralizar documentos em um único local, oferecendo visibilidade total para líderes e equipes. Essa abordagem reduz a necessidade de reuniões frequentes e evita mal-entendidos, já que todas as informações relevantes estão disponíveis em tempo real.
Além da eficiência operacional, a automação de processos com o SharePoint traz benefícios específicos, como a centralização de dados, escalabilidade e maior conformidade com regulamentações. A centralização de dados facilita o acesso às informações e permite análises mais aprofundadas.
A escalabilidade da ferramenta garante que os fluxos de trabalho possam ser ajustados conforme a empresa cresce e enfrenta novas demandas. Já a conformidade é reforçada pelos registros automáticos, que garantem a documentação adequada de cada etapa do processo.
Para implementar fluxos de trabalho no SharePoint com sucesso é essencial começar com o mapeamento dos processos atuais. Compreender como as operações funcionam hoje e identificar gargalos ajuda a definir prioridades e objetivos claros.
Depois, é importante escolher processos de alto impacto, que geram grande volume de trabalho repetitivo ou sejam críticos para os resultados do negócio.
A inclusão das partes interessadas também é vital, garantindo que os fluxos de trabalho atendam às necessidades reais dos usuários. Antes da implantação definitiva, testes rigorosos devem ser realizados para identificar falhas e ajustar os fluxos conforme necessário. Após a implementação, o treinamento da equipe assegura que todos os envolvidos saibam como utilizar as novas ferramentas de maneira eficaz.
A automatização de processos empresariais com o SharePoint é uma solução robusta e versátil para empresas que desejam otimizar suas operações e ganhar vantagem competitiva. Se sua organização busca melhorar a eficiência, reduzir custos e garantir conformidade, o SharePoint é a escolha ideal.
Entre em contato conosco para uma consultoria personalizada e descubra como podemos ajudá-lo a transformar seus processos e maximizar seus resultados.