O questionamento que surge quando falamos sobre a importância da automatização de processos e tarefas vem da desconfiança de que, dentre tantas inovações tecnológicas e digitais, será que realmente todas são necessárias?
Internet das Coisas, quarta revolução digital, mudanças de paradigma. Realmente pode ser difícil se encontrar no meio de tudo isso quando não conhecemos o tema a fundo.
Assim, quanto o tópico é automatização de processos e tarefas, precisamos entender o que ela compreende para, então, saber como implementá-la de forma sustentável e que supra as necessidades do negócio.
Em termos práticos, o processo de automatização permite a simplificação de processos, tarefas e fluxos de trabalho através da tecnologia.
Assim, atividades que são normalmente realizadas de forma manual, passam a ser automatizadas. Isso significa que elas serão executadas por softwares, mas dependerão de monitoramento humano para serem operadas.
Dessa forma esse processo acaba por exercer um papel importante no cotidiano do negócio, já que elimina da carga de trabalho dos colaboradores funções que se classificam como repetitivas.
Processos e tarefas repetitivos são aqueles que podem passar pela automatização porque são executados seguindo padrões de repetição.
Além disso, tomam muito tempo de trabalho dos colaboradores e são monótonos, também por possuírem limitado grau de complexidade.
Assim, tarefas como preenchimento de planilhas, emissão de notas fiscais e relatórios, disparo de e-mails, são todas tarefas repetitivas que podem ser automatizadas nos fluxos de trabalho de uma empresa.
Existe ainda o forte senso comum de que o processo de automatização de processos e tarefas é acessível apenas a grandes negócios.
Porém essa é uma crença fácil de desconstruir, já que uma das funções primordiais do empreendedor é exatamente buscar as melhores soluções para o seu negócio.
Além de compreender a realidade e as especificidades do seu tipo de negócio, é essencial buscar formas para suprir as necessidades e carências do cotidiano.
Assim, se existem formas de melhorar os processos e fluxos de trabalho, essa também deve ser uma de suas prioridades, já que isso acarretará apenas em benefícios para o empreendimento.
Em outras palavras, investir em automatização de processos significa fazer mais em menos tempo, com menores custos e maior qualidade.
E garantimos, também pode ser acessível para pequenos e médios negócios.
Dessa forma, podemos entender os benefícios interligados aos resultados da automatização da seguinte forma:
Dessa maneira, a automatização de processos e tarefas utiliza da tecnologia da informação e do gerenciamento de negócios para otimizar os resultados da empresa e contribuir na obtenção dos seus objetivos.
Ao longo deste artigo, já destacamos alguns dos benefícios que a automatização é capaz de gerar para o negócio.
Porém, cabe elencá-los e destacá-los para enfatizar sua relevância e trazer à tona os que ganharam pouca atenção:
A substituição de tarefas completamente manuais por softwares permite que mais pessoas tenham acesso e conhecimento dos processos e atividades que são desempenhadas na empresa.
Além disso, os sistemas permitem que haja maior sincronicidade entre equipes, facilitando o compartilhamento de informações e evitando retrabalho.
Tudo isso se comunica bem com a redução de falhas, já que os sistemas vão operar nas tarefas repetitivas, desonerando os colaboradores e atuando com maior segurança de dados.
A consequência da automatização das tarefas é, sem dúvidas, o aperfeiçoamento dos processos da empresa.
Assim, a contribuição para resultados cada vez melhores é certa quando são implementadas boas ferramentas que agilizam ou incorporam novas tecnologias dentro da sua dinâmica cotidiana.
Tudo isso contribui, para além do valor agregado do produto e da lucratividade, reconhecimento da qualidade perante o mercado.
Com a automatização das tarefas e processos, é possível que o cotidiano dos colaboradores seja também simplificado.
Livre de burocracias e tarefas repetitivas, manuais e cansativas, os colaboradores podem concentrar energia nas funções que realmente demandam sua expertise.
Assim, o capital humano é melhor empregado em prol dos objetivos e metas do empreendimento.
A automatização dos processos e tarefas contribui para evitar vários tipos de desperdício como o de tempo, dinheiro, esforços e recursos.
Isso porque a automatização bem aplicada permite a fácil identificação das dificuldades dos negócios e gargalos entre operações, podendo ser sanados com maior agilidade e abrindo espaço para maximização de resultados.
Em consequência, com recursos otimizados e melhor empregados, a gestão poderá investir, por exemplo, mais recursos na prospecção de novos clientes.
Enquanto são oferecidos melhores produtos ou serviços no mercado, ao mesmo tempo são ampliadas as possibilidades de busca pela nova clientela. Afinal, todos esses aspectos se interrelacionam na promoção do crescimento e melhoria da saúde e prosperidade do negócio.
A existência de sistemas que operacionalizam processos e tarefas permite à gestão um acompanhamento macro e micro de cada setor e colaborador.
Dessa forma, as informações ficam mais claras, assertivas e disponíveis com maior agilidade, garantindo maior conhecimento do funcionamento do negócio e o alinhamento de estratégias de melhoria e crescimento.
Além disso, essa visão sistematizada também permite melhor alinhamento com processos, regras e procedimentos que são externos à empresa, mas que precisam ser condizentes com o cotidiano.
No caso, podem ser desde normas de produção, como as da ABNT e ANVISA, como determinações de documentos e procedimentos previstos em leis.
Por fim, é importante entender que existe uma gama enorme de produtos digitais, inovações e soluções disponíveis no mercado que são capazes de proporcionar tais benefícios ao seu negócio.
O verdadeiro desafio está em possuir pessoal suficiente e com conhecimento técnico e especializado para conseguir identificar as que realmente se adequam ao perfil do empreendimento.
Para solucionar essa equação, a 4Infra possui o outsourcing de TI, que atua nas mais diversas frentes da área e que pode atuar em prol de todas as necessidades do seu negócio, inclusive, com soluções de automatização.
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