Entender o que são tarefas repetitivas que tanto geram frustração no ambiente de trabalho é essencial para conseguir ter fluxos mais dinâmicos e ágeis.
A Harvard Business Review já realizou estudos que conectam os trabalhos que são monótonos a impactos negativos na saúde mental, que vão desde estresse até o burnout.
Como se isso não bastasse, outra pesquisa, da Korn Ferry, indicou que o tédio e a motivação por desafios listam entre os principais motivos dos profissionais saírem de seus empregos.
Isso vai contra a ideia tradicional de que tudo que as pessoas querem são empregos previsíveis e monótonos.
Essa foi a realidade da cultura da Geração X e de algumas anteriores, mas a Geração Y (Millennials) e as posteriores, tem uma nova visão sobre sua relação com o trabalho.
Especialmente porque muitas das pessoas dessas gerações desejam empregos que lhe desafiem criativamente, tanto quanto sejam capazes de ter significado em suas vidas.
Por isso, colaboradores que são sobrecarregados por tarefas repetitivas não costumam permanecer muito tempo no mesmo emprego. E essa é uma das formas que leva as empresas a também a não conseguir manter seus melhores talentos.
Assim, é importante entender o tema, sua relação no ambiente de trabalho e encontrar formas para superá-lo.
O nome tarefas repetitivas já entrega o que elas são, porém, existem alguns aspectos que facilitam sua identificação mais precisa.
Via de regra, tarefas repetitivas são aquelas que apresentam três características-chaves:
Segundo a Automation Anywhere, existe um rol de tarefas repetitivas que são as mais odiadas pelas colaboradores, confira a seguir:
Nessa lista dá para visualizar bem várias demandas que executamos, como conversas e notificações via e-mail, enviar avisos, conferir tarefas pendentes e andamento de prazos.
Por mais que muitas das tarefas repetitivas possam ser enfadonhas e cansativas, que exigem muito pouco da criatividade do ser humano, um dos maiores problemas é que sua realização frequente se torna automática para as pessoas.
Por essa razão, além de gerarem todo o desconforto que já citamos, também se tornam mais facilmente alvos de erros.
Isso porque elas se tornam tarefas que são executadas com baixa atenção, justamente por serem fáceis e corriqueiras. E exatamente por isso acabam implicando em mais erros do que o normal e gerando problemas que são facilmente evitáveis.
Assim, podemos pensar em três estratégias que são capazes de resolver o problema das tarefas repetitivas, que são:
Incluir no fluxo de trabalho e na rotina dos colaboradores ferramentas que gerenciam a produtividade pode auxiliar na minimização das tarefas repetitivas.
Com um ambiente de trabalho mais organizado, é possível que as pessoas consigam efetuar as tarefas de modo mais rápido.
Algumas das ferramentas mais utilizadas são aplicativos de organização por tempo, tanto quanto métodos de sprint ou Pomodoro, por exemplo.
Aqui é importante frisar que estabelecer métodos de organização para toda uma equipe tem seus desafios. Afinal, nem sempre todos os colaboradores conseguirão se adequar à forma proposta e seguir o ritmo da equipe.
É indiscutível que, cada colaborador tem suas particularidades e modo de trabalho dentro dos preceitos da empresa.
Por isso, essa é uma alternativa válida, mas que nem sempre suprirá todas as necessidades de otimização de tempo e redução de tarefas repetitivas.
Em muitos casos, colaboradores qualificados perdem tempo com tarefas repetitivas quando precisavam realizar demandas que realmente dependem da sua expertise.
Por isso, funções de trainee e estagiários, por exemplo, podem ser uma saída viável para prestar apoio na realização de tarefas menos complexas e críticas.
Apesar de ser uma ótima forma desses colaboradores conhecerem melhor a empresa e seus fluxos de trabalho, é preciso cuidado.
Afinal, facilmente há espaço para a sobrecarga desses colaboradores com tarefas repetitivas e enfadonhas e, logo, desperdício da mão de obra e das inovações que eles podem proporcionar para o negócio.
Independente das tarefas serem ou não essenciais para os fluxos de trabalho do negócio, é possível que elas sejam automatizadas e realizadas com excelência.
O processo de automatização é a delegação de tarefas repetitivas à um software ou inteligência artificial.
A solução tem ganhado cada vez mais espaço nas empresas, mesmo quando são de pequeno e médio porte, já que permite a otimização das equipes de trabalho.
Outro ponto que leva a automatização das tarefas repetitivas uma opção eficiente, é o fato de que esse é um investimento eficaz e que será traduzido em economia para o seu negócio.
E, para entender a fundo como é feito o processo de automatização de tarefas, recomendamos este artigo.
Das três possibilidades de otimização das tarefas repetitivas, a que vem ganhando mais espaço e dando melhores resultados é, sem dúvidas, a automatização.
Além de proporcionar maior organização e tempo para os colaboradores, ela facilita a gestão e, quando realizada de maneira adequada, pode poupar todos os colaboradores das tarefas repetitivas e cansativas.
Por isso, é essencial contar com uma equipe de TI que esteja apta a analisar em conjunto com a empresa, as melhores formas de automatização das tarefas repetitivas, como o serviço que a 4Infra oferece.
Além de contar com profissionais especializados e material de ponta, a 4Infra oferece um serviço de outsourcing que é capaz de se adequar precisamente às necessidades do seu negócio. Para isso, entre em contato conosco!
