As demandas cotidianas das empresas consistem em diversas etapas, processos e procedimentos. Existem também aquelas que se repetem incessantemente no cotidiano dos colaboradores e que, por isso, leva a questão básica de como automatizar tarefas repetitivas.
A ideia pode parecer simples e até desnecessária para alguns, mas uma pesquisa da ABBYY, demonstrou que os colaboradores costumam perder cerca de 40 dias úteis anualmente nessas tarefas.
Isso significa uma média de dois meses de trabalho repetitivo sendo executado sem grandes proveitos pelo negócio.
É claro que parte dessas tarefas são necessárias, essenciais e importantes para o bom funcionamento do negócio. Mas, ainda assim, se existe uma oportunidade de poupar tempo, significa também ganhar em termos de produtividade e lucratividade.
Vamos entender então, a fundo, porque um negócio deve investir em formas de automatização de tarefas repetitivas.
Quando falamos em buscar alternativas para aumento da produtividade e eficiência na gestão empresarial, significa versar sobre a cadeia de valor.
A cadeia de valor vai indicar uma escala que agrega o seu processo de construção de produto ou serviço.
Nesse sentido, existem três pontos que precisam ser compreendidos sobre a cadeia de valor:
Em outras palavras, cada etapa do processo de produção do seu produto ou serviço agrega valor à ele. E esse valor precisa ser maior que o custo efetivo que ele teve para a empresa, porque estamos falando também do valor final que será percebido pelo cliente.
Por essa razão, se eu consigo poupar tempo dos meus colaboradores e, logo, tornar as tarefas que podem ser automatizadas mais rápidas e eficientes, diminuo o custo de produção do meu produto/serviço.
Ao mesmo tempo, mantenho a qualidade da entrega final e perceptível pelo cliente.
Além disso, existem diversos outros benefícios pelos quais a automatização é importante e necessária para o empreendimento.
Quando instaurados os sistemas de automatização de tarefas repetitivas, os benefícios vão contribuir para a autossuficiência dos fluxos de trabalho.
Vamos então para os benefícios da sua implementação:
Sem dúvidas o quesito número um é a economia diária que será gerada para todos os colaboradores.
Um sistema de automação pode realizar as tarefas repetitivas com precisão e horário pré-programado. Isso vai desde a análise de um relatório, até o envio de e-mails.
Gestão de tempo e produtividade estão intimamente relacionadas. Economizar tempo em tarefas repetitivas faz com que as demandas mais essenciais e que não podem ser delegadas a sistemas de automação, tenham maior atenção e tempo de dedicação dos colaboradores.
Além disso, a automatização também elimina tarefas enfadonhas e monótonas, que prejudicam a disposição e criatividade dos colaboradores.
Outro ponto importante é que reunir essas tarefas em plataformas e sistemas automatizados facilita o gerenciamento das informações proveniente delas.
Mapear os prazos e tarefas passa a ser mais fácil e dinâmico.
Além de permitir a visualização mais ampla e completa de projetos e metas do negócio, podem ser instaurados lembretes e compartilhamento de dados que facilitam a identificação de problemas e os erros, assim como garantem o cumprimento dos prazos.
Os softwares utilizados nas automações contribuem na redução de despesas, já que desonera os colaboradores.
Inclusive, a adoção dessas ferramentas também contribui para a desoneração de despesas trabalhistas em alguns negócios e setores, como indica estudo feito pela WorkMarket.
Com esses benefícios em mente, resta agora saber:
O campo de possibilidades de aplicação da automação é amplo. Desde tarefas manuais até administrativas podem ser automatizadas. Via de regra, basta que a tarefa tenha padrões definidos.
Ainda assim, existem etapas importantes que podem ser realizadas para que o processo realmente faça sentido para o seu negócio e cumpra os objetivos necessários.
Identificar as tarefas que mais consomem tempo é um primeiro passo essencial.
Dessas tarefas, você deve identificar as que são repetitivas e executadas com padrões pré-determinados, capazes de serem automatizados.
Aqui podem entrar diversas demandas, como:
Aqui não estamos falando de quais ferramentas utilizar, mas se de entender como cada uma dessas tarefas pode ser executada de forma automática.
Pode ser através de um software ou widget, por exemplo, que poderá abranger todos os detalhes do suporte técnico que será necessário para executar as tarefas. Definir a forma vai depender da tarefa e dos objetivos em automatizá-las.
Decidir quais são as ferramentas ideias para cada tipo de tarefa ou conjunto de demandas, é essencial para alcançar os melhores resultados no fluxo de trabalho.
Uma das necessidades que precisa ser observada nesse ponto é a de integração com outros sistemas, recursos, sites e aplicativos que os colaboradores e o negócio utilizam em sua rotina.
Assim, podem ser unificados dados de várias fontes, tanto quanto permitir o compartilhamento entre plataformas e usuários.
Nesse ponto, é necessário observar as etapas de integração com outras plataformas, assim como a possibilidade de uso de extensões.
No geral, precisarão ser realizados ajustes e configurações por meio de codificadores.
Apesar de inicialmente parecer simples, o processo para automatizar tarefas repetitivas demanda mais do que conhecimento do negócio e sua rotina, já que inclui demandas específicas da área de TI.
Contudo, sabemos também que nem sempre as empresas de pequeno e médio porte conseguem manter em seu quadro de colaboradores uma equipe de TI que consiga absorver as demandas rotineiras e também as inovações tecnológicas necessárias.
Ao mesmo tempo, a solução se apresenta de um modo descomplicado com o outsourcing de TI oferecido pela 4Infra.
Essa é uma forma de terceirização do serviço de TI que permite que todas as demandas do seu negócio sejam atendidas com prontidão e com as tecnologias mais seguras, avançadas e que se encaixam nas necessidades cotidianas e pontuais.
Para saber como automatizar tarefas repetitivas no seu negócio e obter maior produtividade, eficiência e economia, entre em contato com a nossa equipe!
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