Como automatizar meu trabalho?

Como automatizar meu trabalho?

Você já passou horas a fio trabalhando exaustivamente, mas ao fim do período, a sensação foi a de que houve muito esforço para pouco resultado?

Se você se identifica com a situação, talvez seja hora de rever os seus conceitos de trabalho. Afinal, existem tarefas tão repetitivas que acabam consumindo todo o tempo que poderia ser destinado a ações mais criativas e inovadoras.

De acordo com a pesquisa O Novo Mundo do Trabalho, realizada pela Edelman América Latina, os brasileiros dedicam 48% do seu tempo de trabalho a tarefas de rotina.

No total, isso equivale a sete horas por semana gastos com atividades que poderiam ser automatizadas e concluídas de modo célere.

O que é automatização de tarefas?

A automatização de tarefas é uma etapa de melhoria da gestão de processos de um negócio.

Através da identificação de ações repetitivas feitas de forma manual, são criadas soluções, por meio de softwares e aplicativos, para realizá-las de maneira automatizada, ou seja, com o mínimo de intervenção humana.

Por exemplo: o trabalho do RH é exaustivo e repetitivo. Diariamente existem solicitações de colaboradores sobre férias, atestados ou licenças.

Uma das soluções mais comuns encontradas nas empresas é dispor de um funcionário para preencher e receber essa papelada, mas isso é desperdício de tempo e dinheiro.

Afinal, hoje existem plataformas digitais que são  alimentadas pelos próprios colaboradores, ou seja, eles mesmos marcam as suas férias e anexam atestados médicos e outros documentos necessários.

Dessa forma, a automatização de tarefas também oferece aos profissionais mais autonomia para desempenhar funções importantes e que agregam valor para o negócio.

Com base no exemplo do RH, sabemos que passar horas e horas de trabalho preenchendo formulários ou alimentando sistemas manualmente é perda de tempo e não contribui para o crescimento da empresa. 

De maneira geral, a automatização do trabalho abre novas oportunidades para o ambiente corporativo, já que os colaboradores terão mais tempo para focar no core business.

Além disso, esse processo traz outras vantagens fundamentais para gestores, empresários e CEO´s, tais como:

  • Aumento de produtividade;
  • Redução de erros;
  • Diminuição de custos;
  • Melhoria dos resultados;
  • Integração das equipes;
  • Eficácia no atendimento;
  • Agilidade e padronização.

Como automatizar meu trabalho?

Com o avanço da tecnologia, qualquer trabalho rotineiro pode ser automatizado,  mas nada acontece em um piscar de olhos.

Para implementar soluções digitais e eletrônicas que de fato tragam benefícios, é preciso seguir protocolos e realizar uma série de tarefas para preparar a empresa para a transformação tecnológica.

A seguir, confira as etapas necessárias para essa implementação:

Realize um mapeamento das tarefas que serão automatizadas

Antes de criar aplicativos e desenvolver sistemas que substituem as tarefas manuais, é preciso identificar quais atividades estão consumindo mais tempo . Por isso, é preciso analisar quais funções são repetitivas e seguem padrões de execução e como elas impactam no andamento e na lucratividade do negócio.

Nessa fase é possível monitorar o desempenho dos colaboradores, identificar gargalos e atividades em duplicidade que possam ser automatizadas, otimizando os fluxos de trabalho.

Desenvolva processos de automação

Com a identificação das tarefas prioritárias e que podem ser automatizadas, a próxima etapa é descobrir como fazer isso.

Para isso, é preciso pensar no processo com um todo: no sequenciamento, na lógica, nos checklists, no fluxo ideal de informação e nos avisos de inconsistências e falhas.

Com esse desenho em mãos é hora de buscar um fornecedor que seja capaz de aprimorá-lo e idealizar a proposta em forma de algum sistema ou aplicativo.

Defina um cronograma

Crie um cronograma de implantação dividido em etapas, principalmente se várias tarefas forem automatizadas ao mesmo tempo.

Isso porque a cada módulo implementado, os processos precisam se integrar, com o objetivo de localizar e corrigir desvios.

Ao mesmo tempo, é importante integrar os colaboradores nesse processo, para que ele seja visto tal como é: uma facilidade e não mais uma tarefa burocrática.

Encontre a ferramenta certa para a sua automação

Após realizados todos os testes e verificadas as possíveis inconsistências, é hora  de definir a ferramenta certa de automação que irá acompanhar a realização da atividade.

É preciso avaliar entre as opções existentes no mercado quais oferecem os melhores recursos de colaboração para a demanda do seu negócio e que reduzirão o tempo gasto nas tarefas e otimizar custos.

Essas regras são básicas para quem deseja automatizar processos, evitando riscos e ameaças aos negócios.

Mas se você não tem conhecimento sobre o assunto e nem pessoas com essa competência em seu time, é possível contar com a equipe da 4Infra.

Nossos consultores estão aptos a realizar o diagnósticos das tarefas repetitivas, analisar o impacto no desenvolvimento do negócio e propor as melhores soluções para automatizar seu trabalho.

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Leandro está no mercado de TI desde 1997, onde já atuou em grandes empresas em Belo Horizonte, São Paulo, Brasília. Conhece do inicio ao fim tudo que envolve infraestrutura de TI, especialista em soluções Microsoft 365, Fortinet, Acronis e Redes Wireless, mas ao longo do tempo foi se aperfeiçoando e passou a cuidar da parte Administrativa, Marketing e Financeira na 4infra e como um bom Atleticano sempre está presente nos jogos do GALO.
2 de janeiro de 2023

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