Como automatizar meu trabalho?

Como automatizar meu trabalho?

Você já passou horas a fio trabalhando exaustivamente, mas ao fim do período, a sensação foi a de que houve muito esforço para pouco resultado?

Se você se identifica com a situação, talvez seja hora de rever os seus conceitos de trabalho. Afinal, existem tarefas tão repetitivas que acabam consumindo todo o tempo que poderia ser destinado a ações mais criativas e inovadoras.

De acordo com a pesquisa O Novo Mundo do Trabalho, realizada pela Edelman América Latina, os brasileiros dedicam 48% do seu tempo de trabalho a tarefas de rotina.

No total, isso equivale a sete horas por semana gastos com atividades que poderiam ser automatizadas e concluídas de modo célere.

O que é automatização de tarefas?

A automatização de tarefas é uma etapa de melhoria da gestão de processos de um negócio.

Através da identificação de ações repetitivas feitas de forma manual, são criadas soluções, por meio de softwares e aplicativos, para realizá-las de maneira automatizada, ou seja, com o mínimo de intervenção humana.

Por exemplo: o trabalho do RH é exaustivo e repetitivo. Diariamente existem solicitações de colaboradores sobre férias, atestados ou licenças.

Uma das soluções mais comuns encontradas nas empresas é dispor de um funcionário para preencher e receber essa papelada, mas isso é desperdício de tempo e dinheiro.

Afinal, hoje existem plataformas digitais que são  alimentadas pelos próprios colaboradores, ou seja, eles mesmos marcam as suas férias e anexam atestados médicos e outros documentos necessários.

Dessa forma, a automatização de tarefas também oferece aos profissionais mais autonomia para desempenhar funções importantes e que agregam valor para o negócio.

Com base no exemplo do RH, sabemos que passar horas e horas de trabalho preenchendo formulários ou alimentando sistemas manualmente é perda de tempo e não contribui para o crescimento da empresa. 

De maneira geral, a automatização do trabalho abre novas oportunidades para o ambiente corporativo, já que os colaboradores terão mais tempo para focar no core business.

Além disso, esse processo traz outras vantagens fundamentais para gestores, empresários e CEO´s, tais como:

  • Aumento de produtividade;
  • Redução de erros;
  • Diminuição de custos;
  • Melhoria dos resultados;
  • Integração das equipes;
  • Eficácia no atendimento;
  • Agilidade e padronização.

Como automatizar meu trabalho?

Com o avanço da tecnologia, qualquer trabalho rotineiro pode ser automatizado,  mas nada acontece em um piscar de olhos.

Para implementar soluções digitais e eletrônicas que de fato tragam benefícios, é preciso seguir protocolos e realizar uma série de tarefas para preparar a empresa para a transformação tecnológica.

A seguir, confira as etapas necessárias para essa implementação:

Realize um mapeamento das tarefas que serão automatizadas

Antes de criar aplicativos e desenvolver sistemas que substituem as tarefas manuais, é preciso identificar quais atividades estão consumindo mais tempo . Por isso, é preciso analisar quais funções são repetitivas e seguem padrões de execução e como elas impactam no andamento e na lucratividade do negócio.

Nessa fase é possível monitorar o desempenho dos colaboradores, identificar gargalos e atividades em duplicidade que possam ser automatizadas, otimizando os fluxos de trabalho.

Desenvolva processos de automação

Com a identificação das tarefas prioritárias e que podem ser automatizadas, a próxima etapa é descobrir como fazer isso.

Para isso, é preciso pensar no processo com um todo: no sequenciamento, na lógica, nos checklists, no fluxo ideal de informação e nos avisos de inconsistências e falhas.

Com esse desenho em mãos é hora de buscar um fornecedor que seja capaz de aprimorá-lo e idealizar a proposta em forma de algum sistema ou aplicativo.

Defina um cronograma

Crie um cronograma de implantação dividido em etapas, principalmente se várias tarefas forem automatizadas ao mesmo tempo.

Isso porque a cada módulo implementado, os processos precisam se integrar, com o objetivo de localizar e corrigir desvios.

Ao mesmo tempo, é importante integrar os colaboradores nesse processo, para que ele seja visto tal como é: uma facilidade e não mais uma tarefa burocrática.

Encontre a ferramenta certa para a sua automação

Após realizados todos os testes e verificadas as possíveis inconsistências, é hora  de definir a ferramenta certa de automação que irá acompanhar a realização da atividade.

É preciso avaliar entre as opções existentes no mercado quais oferecem os melhores recursos de colaboração para a demanda do seu negócio e que reduzirão o tempo gasto nas tarefas e otimizar custos.

Essas regras são básicas para quem deseja automatizar processos, evitando riscos e ameaças aos negócios.

Mas se você não tem conhecimento sobre o assunto e nem pessoas com essa competência em seu time, é possível contar com a equipe da 4Infra.

Nossos consultores estão aptos a realizar o diagnósticos das tarefas repetitivas, analisar o impacto no desenvolvimento do negócio e propor as melhores soluções para automatizar seu trabalho.

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Esse texto foi criado pela redação da 4infra.
2 de janeiro de 2023

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