Como utilizar o SharePoint para melhorar a colaboração remota

Como utilizar o SharePoint para melhorar a colaboração remota

A colaboração remota tornou-se essencial no cenário corporativo atual, em que equipes distribuídas geograficamente precisam trabalhar juntas de forma eficiente. Nesse contexto, o Microsoft SharePoint destaca-se como uma poderosa plataforma para aprimorar a colaboração remota, oferecendo ferramentas robustas para gerenciamento de documentos, comunicação e organização de tarefas. 

O SharePoint é uma plataforma de colaboração da Microsoft amplamente utilizada para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de qualquer dispositivo. Sua integração com o Microsoft 365 e outras ferramentas corporativas o torna uma solução completa para empresas que buscam eficiência no trabalho remoto.

Além disso, o SharePoint permite criar sites personalizados para equipes, departamentos ou projetos, otimizando a comunicação e o fluxo de trabalho.

Benefícios do SharePoint para colaboração remota

Uma das maiores dificuldades em equipes remotas é a dispersão de informações em diferentes ferramentas e locais. Com o SharePoint, todas as informações, documentos e recursos relevantes são centralizados em um único local acessível para todos os membros da equipe.

A centralização elimina o problema de versões conflitantes de arquivos e reduz o tempo gasto procurando informações, permitindo que as equipes se concentrem no que realmente importa.

Outro benefício palpável da utilização da plataforma para melhorar a colaboração remota é a facilidade no gerenciamento de documentos através de recursos como controle de versões (em que cada alteração em um documento é registrada, e versões anteriores podem ser restauradas facilmente), permissões personalizáveis (de quem pode visualizar, editar ou compartilhar documentos) e colaboração em tempo real (membros da equipe podem editar documentos simultaneamente).

Com o uso do Power Automate, integrado ao SharePoint, é possível automatizar fluxos de trabalho, como aprovações de documentos, notificações de prazos e outras tarefas repetitivas. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e mantém a equipe focada nas atividades estratégicas.

O SharePoint se conecta perfeitamente ao Microsoft Teams, uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas para colaboração remota. Isso permite que equipes colaborem em documentos dentro do Teams, organizem reuniões e compartilhem atualizações sem precisar alternar entre plataformas.

Por fim, com o SharePoint, os membros da equipe podem acessar informações de qualquer dispositivo com acesso à internet, garantindo continuidade no trabalho remoto. Ao mesmo tempo, a plataforma oferece robustos recursos de segurança, como autenticação multifator e criptografia de dados, protegendo informações sensíveis.

Como configurar o SharePoint para a colaboração remota?

A implementação do SharePoint exige planejamento estratégico para atender às necessidades específicas da equipe. 

Aqui estão os passos principais para configurar a plataforma:

Identifique as necessidades da equipe

Antes de configurar o SharePoint, é crucial entender as necessidades da equipe. Considere:

  • Quais tipos de documentos precisam ser compartilhados?
  • Quem deve ter acesso a cada área?
  • Quais fluxos de trabalho podem ser automatizados?

Crie sites personalizados

O SharePoint permite a criação de sites para diferentes propósitos. Por exemplo, um site para gerenciar um projeto específico, ou armazenar documentos de um departamento ou até para comunicação geral da empresa.

Os sites devem ser intuitivos, com menus claros e categorização eficiente.

Defina permissões de acesso

Estabeleça regras claras sobre quem pode acessar, editar e compartilhar informações em cada área do SharePoint, visando a garantia de segurança e evitar alterações acidentais.

Automatize tarefas repetitivas

Use o Power Automate para configurar processos automáticos, como envio de notificações ou lembretes, agilizando a gestão de tarefas.

Integre Outras Ferramentas

Conecte o SharePoint ao Microsoft Teams, Outlook e outras ferramentas do Microsoft 365 para criar um ecossistema integrado e funcional de colaboração remota.

Melhores práticas para maximizar o uso do SharePoint

Mesmo sendo intuitivo, o SharePoint exige treinamento para que todos os membros da equipe utilizem seus recursos de maneira eficaz. Portanto, realize workshops ou crie guias rápidos para introduzir as funcionalidades principais.

Evite pastas desnecessárias ou nomes de arquivos confusos, promovendo uma cultura de organização. Crie uma estrutura clara e padronizada para facilitar a navegação e o acesso às informações.

Além disso, dê carta branca para o uso de coautoria em documentos e incentive os membros da equipe a usar os comentários para discussões, reduzindo o número de e-mails desnecessários.

Use os relatórios e análises do SharePoint para monitorar o uso da plataforma e identificar áreas de melhoria, garantindo que a ferramenta esteja atendendo às necessidades da equipe.

Empresas em todo o mundo têm adotado o SharePoint e seguido as boas práticas para aprimorar a colaboração remota. Isso porque trata-se de uma ferramenta indispensável para empresas que desejam otimizar o home office. Sua capacidade de centralizar informações, gerenciar documentos, automatizar tarefas e integrar ferramentas o torna um aliado estratégico no trabalho em equipe.

Com uma configuração adequada e boas práticas, o SharePoint pode transformar a maneira como sua empresa opera remotamente, aumentando a eficiência e fortalecendo a conexão entre os membros da equipe, independentemente de onde estejam.

Se sua empresa busca uma solução para melhorar a colaboração remota, entre em contato com a 4Infra! Estamos prontos para ajudá-lo a implementar o SharePoint e outras ferramentas estratégicas para alcançar seus objetivos.



Esse texto foi criado pela redação da 4infra.
24 de janeiro de 2025

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