Os serviços avançados do Microsoft 365 possuem tantos recursos que, na maioria das vezes, não nos damos conta de que alguns não fazem parte, efetivamente, do pacote.
Por exemplo: você tem controle dos seus dados no pacote Office?
Pode parecer uma pergunta estranha, por se tratar de uma ferramenta tão popular no mercado, que oferece um ótimo serviço aos seus clientes. No entanto, a Microsoft delega a você a responsabilidade sobre os dados, sendo um perigo confiar que ela se responsabilize pelo armazenamento completo de seus arquivos e aplicações.
Por mais que o Office 365 traga inúmeros benefícios para os negócios, é temeroso não ter um backup como prioridade. Consequências desastrosas podem ocorrer, caso o assunto não receba a devida atenção.
Backup é a cópia de segurança de todos os dados da rede que possam ser restaurados a qualquer momento, mesmo em caso de perdas, acidentes ou corrupção do sistema.
Em se tratando do armazenamento do Office 365, existem poucas soluções no mercado que atuam de uma forma mais abrangente. Isso porque os fornecedores de backup direcionam esforços na proteção de dados para aplicações Office mais comuns, como Sharepoint, Exchange Online e OneDrive.
Por ser uma plataforma com muitos programas, aplicações da Microsoft 365 como Planner ou Yammer não são contempladas com sistemas específicos de backup. Ou seja, a cópia de segurança não acontece em sua totalidade, deixando de fora funcionalidades importantes do Office.
O problema está na percepção da responsabilidade Microsoft e a do usuário quanto à retenção e proteção em longo prazo dos dados do Office 365. Em outras palavras, o que a plataforma oferece de concreto é o que chamamos de redundância geográfica, que pode ser confundida com backup.
Explicamos: o pacote office disponibiliza as precauções-padrão, isso é, protege contra falhas de hardware ou de site. Se houver algum tipo de pane na infraestrutura, o usuário nem fica sabendo e continua trabalhando normalmente, ao passo que o backup cria uma cópia de dados que é armazenada em outro local.
Dessa maneira, o Microsoft 365 preenche algumas lacunas em relação à proteção dos dados, mas não resolve por completo questões de armazenamento, segurança e recuperação de arquivos e informações.
Muitos negócios, por receio de aumentar seus custos, acabam não contratando serviços de backup, utilizando apenas os recursos disponíveis no Microsoft 365. Na verdade, o Office fornece tempo de atividade e disponibilidade de aplicações, garantindo que os usuários não percam tempo em caso de parada de sistemas.
Isso, contudo, não substitui o backup, que protege contra importantes ameaças de segurança.
Veja algumas possibilidades que estão cobertas com o armazenamento:
Em rede, a exclusão acidental de dados prejudica o trabalho de toda a organização. Acontece que as lixeiras nativas e os históricos das versões do Office 365 são limitados em sua proteção contra perdas de dados, transformando a recuperação, que poderia ser simples com o um backup, em um grande problema.
E tem mais: o obstáculo pode se potencializar após a exclusão dos dados com redundância geográfica.
Hackers e vírus não são os únicos que atacam a segurança das redes de computadores. As ameaças internas são tão perigosas quanto, acontecendo com mais frequência do que você imagina.
Nesse sentido, os próprios funcionários colocam as organizações em perigo, de maneira intencional ou não. Fazer downloads de arquivos maliciosos, inserir nomes e senhas em sites suspeitos ou até mesmo falsificação de evidências, como a exclusão de arquivos importantes que servem como provas jurídicas, são consideradas ameaças internas. A Microsoft não tem como diferenciar se os atos foram cometidos pelo funcionário, por algum colaborador demitido ou visitante que estava utilizando a rede corporativa.
Vírus, malware, phishing e ransomware causam danos graves às empresas, ameaçando a privacidade e segurança de dados da organização, do usuário e dos clientes.
Elas podem acontecer de várias maneiras, principalmente no envio de itens maliciosos por e-mail, como arquivos e links, quando abertos infectam toda a rede, deixando vulneráveis contas bancárias, dados sigilosos e todo tipo de informação confidencial.
O Office 365 possui funções limitadas de recuperação, sendo inadequado para lidar com ameaças mais graves.
Sem sombra de dúvida, backups frequentes ajudam a manter uma cópia separada e não infectada dos dados, sendo a solução mais acertada para qualquer tipo e tamanho de empresa. O armazenamento recupera dados e aplicativos nos servidores da empresa, colocando-os em um servidor remoto.
Com isso as informações ficam disponíveis para utilização a qualquer momento, mesmo em caso de falha do sistema, indisponibilidade ou desastre natural.
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