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Dicas para otimizar o Microsoft 365 em pequenas empresas

Dicas para otimizar o Microsoft 365 em pequenas empresas

A transformação digital traz, em espaços cada vez mais curtos, inovações capazes de melhorar processos e gerar mais produtividade a empresas e usuários. O Microsoft 365 foi projetado para ajudar você a fazer mais com aplicativos modernos do Office, serviços de nuvem inteligentes e segurança a nível mundial.

Assim sendo, a plataforma reúne soluções que auxiliam os negócios na organização de uma nova forma de trabalho, capacitando funcionários a serem mais criativos e independentes, sem perder o senso de coletividade que pode comprometer a segurança dos dados.

O que é Microsoft 365?

Microsoft 365 é um serviço de assinatura de aplicativos para escritórios da Microsoft office. Com ferramentas modernas de produtividade, o pacote foca em trabalho colaborativo simultâneo de uma grande equipe e na segurança das informações.

Muito conhecido no uso doméstico devido ao set de aplicativos como Word, Power Point e Excel, ele também está presente em planos empresariais, voltados para empreendimentos de pequeno, médio e longo porte, além de escolas e entidades sem fins lucrativos.

Além dos programas tradicionais, o Microsoft 365 apresenta outros recursos de grande importância para as pequenas empresas. Estamos falando de criação de chats, chamadas, organização de reuniões, compartilhamento de documentos na nuvem e conexão entre e-mail e calendário, além de um sistema avançado de segurança.

Por melhor que cada aplicação seja seja, sempre há sugestões que ajudam a trazer mais benefícios no gerenciamento do negócio, principalmente para as pequenas empresas que, normalmente, não contam com um setor de TI para dar o suporte necessário. 

Para que você usufrua ao máximo dos recursos da plataforma, elaboramos algumas dicas para otimizar o Microsoft 365 nos pequenos negócios. Veja!

Atualização constante

Não faz tanto tempo assim que a atualização do Office era realizada de máquina em máquina, com a colocação de um CD que fazia um upgrade nos computadores.  Mas o Microsoft 365, por ser uma solução em nuvem, mantém a atualização constante do software, instalando novas funcionalidades, melhorando a segurança e buscando correções.

A ideia é que o usuário sempre utilize a versão mais recente da ferramenta com o intuito de oferecer a ele uma experiência completa, sem falhas e com mais produtividade.

Restauração versões anteriores

Imagine estar trabalhando em uma planilha, por exemplo, e muitos dados que foram apagados, para inserir novos, precisam ser recuperados para uma nova análise.  Em softwares ultrapassados, o usuário teria um caso perdido, a não ser que ele tivesse salvo manualmente todas as versões.

Para evitar retrabalho, o Microsoft 365 salva automaticamente os arquivos antigos, mesmo em forma colaborativa. Para exibi-los e restaurá-los através do OneDrive ou SharePoint, basta acessar Arquivo - Informações e selecionar Exibir. Será aberto um guia com todas as versões do documento.

Pesquisa inteligente

Abrir novas janelas durante o desenvolvimento de um trabalho costuma reduzir a produtividade do usuário, já que ele precisa sair do ambiente em que está para buscar informações em outro.

Ao escrever ou editar um documento, não é mais necessário abrir uma nova janela no navegador para realizar  pesquisas. Você pode destacar a palavra ou frase que precisa ser checada, clicar com o botão direito do mouse e selecionar “Pesquisa Inteligente”. Sem mudar de janela, o recurso permite o uso do Bing no Word, recuperando os principais resultados da sua investigação.

Alteração em arquivos compartilhados

 

Uma assinatura do Microsoft 365 permite ser compartilhada com mais 5 pessoas, sendo uma grande vantagem para as pequenas empresas que possuem poucos funcionários.

No entanto, esse recurso pode ser otimizado ainda mais, já que os arquivos compartilhados entre os usuários podem ser alterados ao mesmo tempo, e as mudanças visualizadas por todos em tempo real. O intuito é melhorar o desempenho e a conectividade da equipe e gerar mais produtividade.

Recuperação de e-mail

Quem nunca enviou um e-mail e depois percebeu que foi para a pessoa errada ou estava faltando alguma informação importante? O que nos resta é pedir desculpas, consertar os erros e enviar o e-mail novamente, certo?

Com o Microsoft 365, é possível recuperar o e-mail no outlook antes que o destinatário consiga visualizá-lo. Basta buscar a mensagem que deseja recuperar na pasta de Enviados, selecionar Ficheiro - Informações e depois Reenvio e Recuperação da mensagem.

 

A plataforma Microsoft 365 possui muitos recursos para otimizar o trabalho em pequenas empresas. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a 4Infra. Nossos consultores podem orientar melhor sobre o uso de suas ferramentas a favor do seu negócio.

 


3 de novembro de 2021

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