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Vantagens de usar o Sharepoint para servidor de arquivos

Vantagens de usar o Sharepoint para servidor de arquivos

Sharepoint é uma plataforma da Microsoft de administração e colaboração de conteúdo personalizado. Com ele você pode automatizar inúmeras atividades diárias, como gerenciamento de e-mails, documentos, registros e outras ferramentas necessárias para o trabalho corporativo.

Além disso, a aplicação é considerada um local seguro para criação de novos sites, arquivamento de documentos, compartilhamento, organização e acesso de informações com o uso de dispositivos conectados à internet. O uso do Sharepoint é bem popular no mundo empresarial, principalmente para hospedagem de canais de intranet, que necessitam de um nível de segurança maior.

Uso do Sharepoint na nuvem

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), uma das maiores preocupações das empresas é garantir a proteção de arquivos e documentos sem perder a autonomia de compartilhar as informações entre equipe e clientes.

O que talvez pouca gente saiba é que o Sharepoint é uma espécie de servidor de arquivos na nuvem. Ou seja, é uma solução viável e completa para empresas de todos os portes. 

No entanto, para ter acesso a esse serviço, a empresa precisa assinar o Office 365 do plano Business Premium. Com isso, é possível postar todos os tipos de conteúdos para o público interno, podendo reunir dados importantes  da empresa ou por grupo de trabalho.

Cada equipe ou área da empresa pode criar sua própria página e armazenar seus dados, como e-mails, calendário de reuniões, notícias, gráficos, relatórios e planilhas.

Para gestores que ainda ficam receosos em investir um pouco mais na conta premium do Sharepoint, aqui vai uma boa notícia: a plataforma está cheia de vantagens que podem solucionar inúmeros gargalos de armazenamento.

Confira:

Autorização de acesso

Em uma organização, nem todos os dados são públicos, mesmo internamente. Ou seja, funcionários não têm acesso a informações sigilosas do RH ou da diretoria, por exemplo.

Com o Sharepoint como servidor, é possível configurar níveis de proteção, garantindo segurança e dificultando o vazamento de dados. Isso é, mesmo com a opção de compartilhamento com toda a equipe, algumas informações podem ter acesso restrito para determinados funcionários.

Histórico de versão

O Sharepoint permite acesso ao histórico de todas as versões de arquivos e documentos, facilitando a recuperação de dados e a organização do ambiente de trabalho. O processo torna inviável o salvamento de vários documentos, ainda mais quando se trabalha simultaneamente.

Ao editar um texto com outras pessoas da equipe, é possível visualizar quem está alterando o conteúdo e em quais locais as mudanças aconteceram. Dessa forma,  assim que um novo modelo é alterado, a versão anterior continua disponível para consulta.

Economia  de espaço

Quem nunca trabalhou com planilhas pesadas e páginas que demoram para abrir? Isso nada mais é que a resposta do computador que teve sua performance prejudicada devido à quantidade de arquivos salvos na memória.

Com o Sharepoint é fácil organizar as informações todas em um único lugar, sem necessidade de ter uma máquina específica para guardar todos os arquivos. As aplicações em nuvem permitem acesso a outros dispositivos de forma escalável, flexível e com muito mais segurança.

Acesso remoto facilitado

Uma das vantagens do Sharepoint é que o usuário não precisa estar logado à rede de trabalho para acessar o servidor. O colaborador pode conectar as informações de qualquer lugar do mundo, inclusive na modalidade home office, desde que tenha  acesso a internet.

Outro ponto é a maior velocidade na busca de arquivos. Ou seja, a resposta é mais rápida no momento de troca de documentos, principalmente em empresas que possuem um volume considerável de dados salvos.  

Nesse sentido, o Sharepoint se apresenta como solução aos problemas de lentidão do servidor.

 

O Sharepoint é uma alternativa para as empresas que querem economizar tempo e dinheiro. A plataforma conta com atualização constante, mas sem interrupção dos trabalhos da equipe, permitindo acesso irrestrito às principais ferramentas de trabalho, como Outlook, Skype e pacote Office.

Antes de investir nessa tecnologia, procure uma equipe especializada no assunto, como a 4Infra. Nossos consultores, além de te orientar em relação ao uso da ferramenta, pode treinar usuários e configurar a ferramenta para o perfil da sua empresa. Entre em contato e marque um horário pra gente conversar!


8 de novembro de 2021

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