Resumo: neste artigo você aprenderá como implementar uma Política de TI na sua empresa, passando pelo conceito da Política e TI, até as etapas de diagnóstico preliminar, planejamento, elaboração das normas relativas ao uso dos recursos de TI, aprovação do RH e Diretoria, treinamento das equipes e processo de atualização periódica.
Se você é empresário ou gestor de uma organização, sabe a importância da Política de TI, porém, constituir uma na sua empresa pode ser um verdadeiro desafio.
Isso porque a Política de TI reúne estratégias que padronizam o uso e o controle de toda tecnologia da instituição. Em consequência, ela se apresenta como uma excelente solução para os problemas operacionais do negócio.
Contudo, para que essa abordagem funcione, não basta criar regras pontuais e sem conexão, é preciso elaborar um planejamento detalhado e com ações coordenadas.
Dessa forma, será possível alcançar resultados que vão impactar na segurança, integridade dos dispositivos e, principalmente, no orçamento.
Política de TI é um conjunto de regras e práticas que determina a melhor maneira de utilizar ferramentas tecnológicas, como computadores, softwares, aplicações, redes, servidores, etc.
Nesse sentido, estamos falando em restrições relacionadas ao uso de sistemas internos, com o objetivo de otimizar os setores e evitar transtornos operacionais.
Assim, o uso de todo o parque tecnológico deve ser feito conforme algumas regras pré-estabelecidas, o que é essencial na gestão de um dos maiores ativos do negócio: a informação.
Por isso, todas as normas são voltadas para a segurança dos dados, protegendo o fluxo em todos os segmentos da organização.
A importância de uma Política de TI vai ainda além da segurança da informação, já que abraça o uso adequado dos recursos de TI e a conformidade com as leis e normas regulatórias vigentes.
Inegavelmente, a implementação de uma Política de TI assegura a continuidade dos negócios, desde que todas as normas estejam alinhadas às metas e objetivos estratégicos da empresa.
Aqui entra a necessidade de se estabelecer um processo eficaz para que seja possível alinhar essas regras à estratégia do negócio. Vejamos a seguir como fazê-lo.
Implementar uma Política de TI não é um processo simples, já que a mera criação de regras não é suficiente para ter uma ferramenta que atua de forma estratégica e eficaz no cotidiano do negócio.
Assim, é importante destacar que a Política não será composta ou terá efetividade apenas através de regras que normalizam o acesso à internet ou restrinjam o uso de sistemas, por exemplo.
Para que ela atinja seu objetivo é preciso, primeiramente, identificar as dificuldades e deficiências existentes.
A partir disso é possível direcionar os esforços para os pontos falhos e mapear necessidades, conforme as diretrizes do próprio negócio.
Por exemplo: uma área fiscal não tem a necessidade de acessar as redes sociais para fins corporativos, ao passo que o setor de comunicação e marketing precisa ter livre acesso para fazer publicações e monitorar o engajamento dos usuários.
Ou seja, tudo vai depender da característica de cada negócio e das demandas relacionadas aos públicos internos e externos.
De maneira geral, podemos traçar as etapas mais indicadas a serem seguidas para o planejamento de uma Política de TI eficiente na sua empresa. Confira-as a seguir:
Essa é a primeira e principal etapa na implementação de uma Política de TI. Nela será feito o levantamento do perfil e a identificação das deficiências que ameaçam a segurança da empresa.
Na fase de planejamento, o responsável deve incluir o objetivo da Política de TI, suas metas, determinar os responsáveis pelo projeto e o prazo de conclusão.
Além disso, é hora de analisar o que deve ser protegido no tráfego interno e externo da empresa para alinhar as demandas com as estratégias do negócio.
Nesta etapa é criado um comitê com pessoas que tenham expertise no assunto para criar normas e proibições relacionadas ao acesso e uso de toda tecnologia da empresa, tais como:
Devem ser lembradas as legislações pertinentes que precisam ser respeitadas e atendidas com o projeto nesse momento de elaboração.
Finalizada a elaboração pelo comitê, a Política de TI deve ser avaliada e aprovada tanto pelo RH quanto pela diretoria da organização.
Aqui é importante que seja novamente verificada, por esses setores, a adequação da Política de TI para com os pilares da empresa, assim como com a legislação referente às normativas trabalhistas e de proteção de dados (LGPD).
Todos os funcionários, em todos os níveis da empresa, devem ser treinados e estar cientes das regras voltadas à otimização dos recursos de TI. Assim como devem ter ciência das possíveis penalidades para os casos de desrespeito e descumprimento das normas.
Além disso, colaboradores, prestadores de serviço, parceiros e clientes que utilizam os sistemas, rede e maquinários da empresa, também precisam ter ciências das normas dentro do que os compete.
A Política de TI deve ser revisada regularmente, já que a tecnologia está em constante mudança, tanto quanto os próprios objetivos do negócio podem ser modificados.
Dessa maneira, a construção ou atualização de uma Política de TI bem eficaz, requer tempo, conhecimento e foco no propósito.
É por isso que, quando executada por membros da própria empresa, além de tirar o foco do core business, ela nem sempre consegue atender a todos os objetivos e necessidades.
A boa notícia, é que existe uma solução simples e acessível para isso: contar com uma empresa parceira que tem profissionais capacitados e experientes no tema, como a 4Infra!
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