No mundo dos negócios, o sonho de todo gestor é produzir mais a partir da utilização de menos recursos. Afinal, processos lentos, complicados e com pouca interação atrasam as entregas e geram controles ineficientes, influenciando diretamente nos lucros da organização.
Mas, graças à tecnologia, muitas soluções são desenvolvidas diariamente com o intuito de facilitar a execução dos trabalhos, melhorar o gerenciamento das atividades e, sobretudo, garantir aumento da produtividade. Se você é gestor, sabe que gerenciar a cadeia produtiva do negócio é essencial para sua sobrevida no mercado.
É quase impossível imaginar, por exemplo, uma montadora que fabrica carros sem nenhum tipo de controle sobre o processo. Nesse cenário caótico, o pátio estaria abarrotado de veículos, sem nenhum destino de venda especificado, e com o risco de que alguns deles chegassem ao mercado com peças faltando.
Mesmo que você não gerencie uma montadora, é importante refletir: o quanto desse cenário não é possível imprimir em muitas empresas, inclusive as pequenas e médias, hoje em dia?
Para melhorar a qualidade do produto e otimizar custos, é imprescindível acompanhar passo a passo de cada parte de um processo produtivo. É impraticável, por exemplo, usar apenas uma planilha de Excel para garantir o fluxo de demandas e soluções a uma empresa diversificada.
Nesse contexto, as ferramentas de TI são importantes para acompanhar a produção, melhorar o custo benefício do produto e gerenciar o cumprimento de prazos. É imprescindível, porém, pesquisar as que têm o melhor custo-benefício, já que, enquanto algumas aplicações e sistemas corporativos costumam ter um custo um pouco elevado, fazendo com que os gestores pensem duas vezes antes de fazer tal aquisição, outras podem sair de graça.
Acompanhar a gestão de todos os serviços é um desafio para a companhia. São muitas fases e particularidades que se complementam para, ao final, gerar um resultado de qualidade.
Para isso é possível contar com programas que, na maioria das vezes, elevam os custos da companhia, tornando a operação inviável, principalmente para empresas incipientes.
A boa notícia é que é possível baixar algumas ferramentas de TI gratuitas que ajudam a reduzir custos e melhorar a produtividade. Veja quais são as principais:
É comum usar o bloco de notas do Windows para fazer anotações e registrar ideias. Apesar da sua fácil utilização, ele demonstra pouca eficiência, já que as informações se acumulam, tornando difícil a sua localização.
O Evernote é a evolução do bloco de notas. Trata-se de um aplicativo para smartphones e tablets em que o usuário pode inserir listas, notas digitadas, fotos, imagens, páginas da web e documentos em pdf. A ferramenta mantém tudo organizado, catalogado e rastreável.
O Trello é uma das melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento e planejamento da rotina de trabalho. Nela é possível organizar as atividades, planos de viagem, checklists e muitas outras tarefas dos membros da equipe.
Dentre uma de suas muitas funcionalidades, o Trello emite um aviso para as pessoas marcadas em cada quadro de tarefa, indicando o status da atividade. Isso propicia tarefas mais facilmente gerenciáveis, além do avanço dos processos de maneira organizada.
A ferramenta, que pode ser acessada pela web, sem nenhum tipo de instalação, ou através de aplicativos para celular, possui recursos mais elaborados que são pagos. No entanto, é possível desenvolver ótimos trabalhos com os mecanismos disponíveis gratuitamente.
O Pipefy é uma plataforma de gestão de produtividade muito voltada para startups, pequenas e médias empresas. Ela auxilia na organização e execução de todos os processos, de forma prática e intuitiva.
Com esse sistema é possível otimizar funil de vendas para business to business, marketing de conteúdo, acompanhamento de solicitações de TI, controle financeiro e muito mais.
Essa plataforma monitora os funcionários, permitindo saber o tempo gasto por cada um deles com cada tarefa no computador.
De forma geral, o Rescue Time é um software de produtividade que gera o controle da navegação do profissional: em qual página está, quanto tempo dedica a ela, quantas janelas estão abertas ao mesmo tempo, entre outros dados.
Todas as informações são disponibilizadas em um relatório que descreve o tempo perdido em cada site ou programa. Talvez essa seja a ferramenta de TI que menos favorece o funcionário, já que qualquer movimento na tela do computador vira número para estatística da empresa.
No entanto, ele consegue mapear, com exatidão, onde o funcionário perde mais tempo produtivo.
É fato que as ferramentas de TI gratuitas colaboram e muito para aumentar a produtividade do negócio. Porém, vale ressaltar que os seus recursos são limitados, sendo necessários, em certos casos, optar por aplicações pagas.
Se sua empresa ainda não sabe qual ferramenta de TI implementar para facilitar a comunicação entre equipes, a 4Infra pode te ajudar. Nossos especialistas estão a postos para cuidar da parte tecnológica enquanto você foca na atividade-fim do negócio.
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