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O que é SharePoint?

O que é SharePoint?

Para muitos usuários, o SharePoint não é nenhuma novidade. Trata-se de uma plataforma colaborativa da Microsoft que oferece uma série de serviços para o mundo empresarial.

Assim como outras aplicações, os conteúdos produzidos via SharePoint podem ser acessados por diferentes pessoas, seja pela nuvem ou rede interna da empresa.

Muito utilizado pelas organizações na criação de sites, o SharePoint possui outras funcionalidades, ainda não tão exploradas pelos usuários, que valem a pena conhecer.

Principais recursos do Microsoft SharePoint

O SharePoint é uma ferramenta extremamente útil para todos os tipos e tamanhos de organizações, principalmente com as mudanças ocorridas com a pandemia. No entanto, a aplicação possui recursos desconhecidos dos gestores, os quais podem ser de grande importância para o negócio. 

Veja!

Criação de sites

Essa é a função mais aplicada do SharePoint, possibilitando criar sites restritos à sua empresa, com o objetivo de promover interações com os colaboradores de forma rápida e inteligente.

Através desse ambiente de comunicação online é possível:

  • Criar páginas de notícias para os funcionários;
  • Criar ambiente dedicado a um grupo específico ou projeto, determinando prazos para tarefas e adição de checklists;
  • Gerenciar arquivos, coleta e rastreamento de dados;
  • Criar processos para automatizar tarefas do dia a dia, como formulários digitais e fluxos de trabalho.

Banco de imagens

Essa ferramenta permite carregar e armazenar, de forma organizada, fotos  e imagens que podem ser usadas em seu site ou compartilhadas com outras pessoas.

Com uso de diferentes modos de exibição, você pode organizá-la e visualizá-las de várias maneiras, como adicionar marcações às imagens e realizar buscas utilizando filtros.

Biblioteca de documentos (file server)

O SharePoint permite criar biblioteca documental para armazenar e compartilhar arquivos com segurança com outros colegas da equipe. Todos os conteúdos podem ser encontrados facilmente, trabalhar neles juntos e acessá-los de qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Calendário compartilhado

Esse recurso possibilita o usuário a incluir e editar compromissos de forma simultânea, divulgando as reuniões, as fases dos projetos, as férias dos membros da equipe, entre outros pontos relevantes.

Histórico de versões

O recurso histórico de versões do SharePoint permite que a equipe trabalhe no mesmo documento sempre atualizado, sendo possível acessar a versão anterior, caso seja necessário.

Formulários automatizados

No SharePoint é possível criar formulários automatizados de acordo com a demanda, como listas de presença, pesquisa de satisfação ou de opinião sobre algum evento.

Na prática, quais os benefícios do Sharepoint?

O SharePoint é uma plataforma com múltiplos recursos que ajudam as empresas a serem mais ágeis no desenvolvimento de suas atividades, aumentando a produtividade do setor e melhorando o gerenciamento das informações e do fluxo de trabalho. 

Diante disso, apresentamos os principais benefícios da aplicação e como tem ajudado muitas empresas a potencializar seu retorno de investimento: 

Gestão do conhecimento

Em um ambiente de trabalho é comum que todo o conhecimento produzido pelos colaboradores, como planilhas, relatórios, projetos e e-mails, seja armazenado na máquina de quem realizou a tarefa - ou compartilhado no Google Drive, o que torna a busca complexa e demorada.

A utilização do SharePoint, por meio da intranet, consegue centralizar a informação e gestão do conhecimento em um ambiente seguro e de fácil localização de arquivos. Afinal, a aplicação possui ferramentas de pesquisa para que os usuários consigam encontrar rapidamente todas as informações solicitadas.

Acessibilidade 

Uma situação que acontece diariamente é a continuação do trabalho depois que se sai do escritório. Muitas vezes, o colaborador precisa alterar informações, fazer uma consulta ou aprovar uma resolução. 

Com o SharePoint, não é necessário voltar à empresa para tomar decisões. A ferramenta permite receber notificações pelo celular ou outro dispositivo móvel, dando a liberdade ao usuário para fazer as mudanças necessárias no documento ou arquivo.

Otimiza o trabalho remoto

O trabalho remoto ganhou força nos últimos dois anos, em virtude da pandemia. Mesmo com o fim do isolamento social, muitas empresas têm adotado o modelo híbrido na sua forma de trabalho. 

Porém, o acesso às informações só será possível com um bom ambiente de intranet, contendo recursos que permitem a colaboração de outros colaboradores da empresa, a fim de manter a produtividade e auxiliar gestores nas tomadas de decisões.

Antes de investir nessa tecnologia, procure uma equipe especializada que te dê todo o suporte no assunto, como a 4Infra. Nossos consultores, além de orientar sobre a ferramenta, podem treinar seu pessoal na utilização dela e configurar a aplicação para as demandas do negócio.

Entre em contato com a gente e vamos conversar!

 

 

 



19 de março de 2022

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