O SharePoint é considerado um local seguro para criação de novos sites, arquivamento de documentos, compartilhamento, organização e acesso de informações com o uso de dispositivos conectados à internet. O uso dessa ferramenta tornou-se popular entre as empresas, principalmente para hospedagem de canais de intranet, que requerem um nível de segurança maior.
Porém, não vamos confundir o SharePoint com um FileServer comum. Mesmo com características parecidas, suas funções são ainda mais abrangentes. Talvez por isso, ainda existam dúvidas entre os donos de empresas sobre o momento certo de optar pelo uso de um ou outro na companhia e o que essa escolha deve levar em consideração.
Para que o SharePoint não sirva apenas como armazenamento de arquivos, decida quando é imprescindível que eles sejam depositados ali. Para isso, leve em consideração se o documento precisa ser acessado por HTTP ou HTTPS, a necessidade de gerenciamento em um DMS e a validade do arquivo.
Os servidores instalados dentro das companhias têm sido, em maioria, suficientes para o armazenamento dos dados da empresa. A partir da conexão dos computadores ao servidor, todos os dispositivos podem acessar o material contido ali, o que representou avanços em diversas operações.
Entretanto, esse sistema central pode apresentar falhas cruciais para o trabalho em equipe na empresa. Não raro, pode acontecer de alguns arquivos serem duplicados ou as versões dos documentos serem confundidas e trocadas, além da lentidão na busca dos materiais requisitados.
Erros como os citados causam impedimentos graves para o cumprimento das tarefas, devido às falhas de comunicação entre os times ocasionada pelo erro nos arquivos.
Ao optar pelo SharePoint, o usuário recebe o benefício de não precisar estar conectado à rede do local onde o servidor está instalado. Assim, o acesso é feito em qualquer lugar do mundo e, inclusive, no trabalho em modalidade home office. Todos os arquivos podem ser migrados para o novo sistema e acessados pelo time ao mesmo tempo e em dispositivos diferentes.
Outra facilidade da escolha do SharePoint é ter maior celeridade no processo de busca de arquivos. A resposta é muito mais rápida e as chances de troca dos docs no momento da entrega são reduzidas.
Principalmente para as companhias que possuem um volume alto de salvamento em um mesmo espaço, o SharePoint apresenta-se como solução aos problemas de lentidão do servidor e manutenção do mesmo pique de trabalho.
Mesmo com a opção de compartilhamento de arquivos com toda a equipe, alguns deles podem ter acesso restringindo para determinados colaboradores, reforçando a segurança e confidencialidade dos dados de clientes, funcionários e fornecedores.
Ao editar um texto simultaneamente a outro colega de trabalho, é possível visualizar exatamente quem está alterando o conteúdo e em quais locais as mudanças foram feitas. Mesmo que várias pessoas estejam com o mesmo arquivo aberto, a versão mais recente sempre estará em evidência para a equipe, de modo a não causar retrabalho e confusões entre os documentos.
Ainda que um novo modelo seja salvo, a versão anterior continuará disponível para consulta a um clique de distância. Caso seja necessário voltar ao antigo documento, não haverá nenhum empecilho para tanto.
Quem nunca teve a performance do computador prejudicada pela quantidade de arquivos salvos na memória? O trabalho fica pesado e arrastado, as páginas demoram a abrir e a resposta da máquina é sempre lenta diante das nossas requisições.
Antigamente, era comum que um escritório reservasse um computador para que os arquivos da empresa fossem concentrados ali, sem prejuízo às demais máquinas da companhia. Pense em todo o trabalho de ter um único dispositivo com as informações mais importantes da empresa, a mistura de usuários e a fila para ter acesso aos arquivos.
Com o SharePoint, é fácil organizar as informações todas em um só lugar, mas com acesso permitido a outros dispositivos, ao invés de salvar o arquivo em várias pastas, como era feito antes.
Para economizar tempo e dinheiro, o SharePoint tem benefícios muito úteis para a rotina de negócios. A ferramenta está em constante atualização, mas sem que isso interrompa o trabalho do time, o que permite que a empresa tenha a última versão da plataforma sempre que lançada.
No modelo tradicional, quando a companhia opta por ambientes locais, com servidores instalados dentro das próprias dependências, sempre que uma atualização for necessária, toda a equipe de TI dedica-se ao update manual do sistema, ficando indisponível para acesso dos colabores por algumas horas.
Já o SharePoint, por sua vez, tem acesso em nuvem as suas principais ferramentas de trabalho, como o Outlook, Skype, Office 355 e o armazenamento de arquivos. Dessa maneira, não é necessário parar o trabalho de nenhum colaborador, muito menos mobilizar a equipe de TI para atualizar a ferramenta.
Mais produtividade, menos erros e maior ganho para o seu negócio, já que o time de Tecnologia da Informação terá mais tempo para dedicar-se ao aprimoramento dos sistemas que colaboram com o fechamento de novas vendas e manutenção de clientes.
Para fazer a migração de sistemas, é necessário receber ajuda especializada, garantindo que nenhum dos seus arquivos se perca no processo. Para isso, você pode contar com a 4Infra, que ajuda companhias de diversos portes em projetos de TI como esse.
