Uma pesquisa feita pela multinacional holandesa Wolters Kluwer Prosoft entrevistou 2.124 empresas contábeis brasileiras sobre os serviços de TI para escritórios de contabilidade.

A pesquisa revelou que 64,1% dos participantes não utilizam soluções de TI para evitar que seus clientes caiam na malha fina. Como resultado disso, 81,1% dos escritórios afirmaram que fazem alguma retificação após o envio das declarações à Receita Federal.

Em alguns casos, os escritórios não utilizam serviços de TI pelo alto custo de equipamentos ou de manutenção da equipe. Diante desse fato, há o questionamento acerca da terceirização desses serviços.

Vale a pena? Desvendamos esse mistério. Confira!

Dificuldades de TI para escritórios de contabilidade

A tecnologia da informação nos escritórios de contabilidade possui uma fundamental importância na gestão segura dos dados. Entretanto, os contadores encontram dificuldades relacionadas à TI que podem comprometer o trabalho que realizam.

A primeira delas é a falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais.

Ao invés de desenvolver e implementar sistemas que possuem especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, o governo adota normas próprias ao atualizar seus sistemas. O resultado é a necessidade constante de atualização dos aplicativos, em especial o Java.

A segunda dificuldade de TI nos escritórios de contabilidade é lidar com a confidencialidade dos dados. A gestão de informações financeiras e contábeis deve ser feita da forma mais segura possível, com estratégias eficientes de segurança da rede. Isso envolve a integridade e a disponibilidade dos dados, que se dá por meio de um backup rápido e seguro e de manutenções rotineiras dos computadores.

Porém, nem todos os escritórios contam com uma equipe de TI para realizar essas tarefas essenciais, o que compromete a segurança dos dados. Sem a assistência rotineira aos equipamentos, pode ocorrer falhas que comprometem o trabalho.

Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar um sistema contábil?

Além desses dois, podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:

TI para escritórios de contabilidade

Diante das dificuldades, já é possível imaginar a responsabilidade e a importância da TI para escritórios de contabilidade. Há pouco tempo, qualquer empresa deveria ter seu próprio servidor e sua equipe de TI para cuidar da segurança dos dados, da manutenção dos computadores e de vários outros serviços relacionados à tecnologia da informação.

Com o acúmulo dessas tarefas, não havia eficiência nessa gestão, uma vez que, em geral, um escritório conta com um profissional de TI apenas. A sobrecarga e a falta de especialização em novas tecnologia (como o cloud backup) ocasionava uma gestão deficiente.

Atualmente, o gestor pode se valer das novidades do setor. Existem ferramentas de TI disponíveis no mercado que possibilitam o acesso à variação e à evolução patrimonial do contribuinte, disponibilizando dados detalhados sobre movimentações financeiras e análise de caixa. Essas informações, inclusive, são relevantes para evitar a malha fina e outros riscos com o Fisco.

E não só isso: há soluções que simulam e unificam a declaração de dois contribuintes em uma única declaração, de forma automática.

Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada recentemente é a terceirização.

Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade

A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

Sem surpresas, a terceirização de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão segura de dados, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com uma equipe especializada terceirizada, o escritório está pronto para lidar com qualquer imprevisto.

A soluções tecnológicas se integraram à rotina da advocacia de forma gradativa. Atualmente, os serviços jurídicos estão interligados em sua essência a elas, vide o processo judicial eletrônico. Com essa crescente “invasão”, os serviços de TI para escritórios de advogados ganharam especial importância.

Há escritórios que preferem ter um profissional de TI dedicado, contratado. Outros, devido à demanda muito alta, preferem terceirizar os serviços de TI e focar apenas no jurídico. Mas a terceirização vale a pena? Confira!

As dificuldades de TI nos escritórios de advogados

Escritórios de advocacia, de pequeno ou grande porte, lidam com falhas de segurança que podem comprometer os dados confidenciais de seus clientes. Seus advogados trabalham sempre com prazos apertados e não têm tempo para exercer seu trabalho com excelência. Para completar, o processo judicial eletrônico (PJE) demanda requisitos específicos para seu acesso.

Essas três afirmações retratam as principais dificuldades relacionadas à TI que os advogados encontram em seus escritórios. A tecnologia da informação é de fundamental importância na rotina da advocacia, porque é capaz de solucionar esses problemas.

Falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais

Falando especificamente das dificuldades, como lidar com a falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais? Como acessar o PJE sem problemas de compatibilidade?

O governo não desenvolve nem implementa sistemas com especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade. Pelo contrário, adota regras próprias na atualização de seus sistemas. É preciso atualizar os aplicativos constantemente, especialmente o Java.

Gestão de dados confidenciais

Além desse problema, a equipe de TI nos escritórios de advogados deve realizar uma gestão segura dos dados, que são, em maioria, confidenciais.

A gestão de informações deve ser impecável e possuir estratégias eficientes de segurança da rede. É preciso deixar os dados sempre íntegros e disponíveis, o que só é possível com manutenções rotineiras dos computadores e com uma política de backup.

Instalação de ferramentas e equipamentos especiais

Outro dificuldade da TI em escritórios de advogados é a instalação de equipamentos especiais, como o leitor de certificado digital, e o uso de dois monitores para facilitar o trabalho de advogados. É preciso utilizar uma ferramenta que integre o sistema ao certificado para que ele possa ser usado em várias máquinas.

TI para escritórios de advogados

Essas dificuldades podem ser superadas com a TI para escritórios de advogados. Essas tarefas são essenciais para a segurança dos dados e demandam atenção especial. Sem assistência aos equipamentos, algumas falhas podem comprometer o trabalho. Já pensou o prejuízo de perder provas de determinado processo, porque o HD queimou e não havia backup automático?

Diante disso, a responsabilidade e a importância da TI na advocacia é enorme. Quando o escritório possui seu próprio servidor e um profissional de TI, acaba por acumular todas as tarefas sobre ele. Isso não é eficiente, pois a sobrecarga ocasiona uma gestão deficiente. Sem contar que está em falta profissionais especializados em novas tecnologias (como o cloud backup).

Uma boa solução para isso é a terceirização do TI para escritórios de advogados.

Vantagens da terceirização do TI para escritórios de advogados

A terceirização (ou consultoria) dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

A terceirização dos serviços de TI para escritórios de advogados é muito positiva, pois confere maior segurança, produtividade e performance - ou seja, mais lucro. Com uma equipe especializada terceirizada, o escritório pode lidar com qualquer imprevisto.


Endereço:
Marechal Foch, 41, Pilotis
B. Grajaú - Belo Horizonte - MG

Fale Conosco:

(31) 3195-0580 | Belo Horizonte
(21) 4040-1165 | Rio de Janeiro
(11) 5026-4335 | São Paulo
(71) 4040-4195 | Salvador
(61) 3686-7445 | Brasília
(27) 2464 2907 | Vitoria
(62) 3412 2415 | Goiânia
(51) 2391 1667 | Porto Alegre

comercial@4infra.com.br

Funcionamento:
Segunda à Sexta: 8h às 18h

chevron-down