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Como melhorar a produtividade na troca de e-mails?

Como melhorar a produtividade na troca de e-mails?

O e-mail é uma ferramenta corporativa que facilita a comunicação entre colaboradores, gerência, fornecedores e todo o público envolvido no processo. Embora sua funcionalidade tenha como principal objetivo melhorar a produtividade dos processos que dependem dessa comunicação, nem sempre é isso que acontece.

Você já parou para avaliar quantas mensagens recebe por dia? Com certeza são muitas, que podem variar de acordo com as demandas do seu dia ou das suas inscrições em sites e newsletters. No entanto, existem pessoas que sentem uma grande dificuldade em se organizar diante da imensidão de e-mails que entram e saem todos os dias da caixa de entrada.

Com isso, mensagens importantes deixam de ser respondidas e, como consequência, muitas tarefas ficam acumuladas, o que pode gerar demandas urgentes, perda de contratos e muito estresse.

O e-mail pode ser um grande aliado da gestão corporativa, desde que seja usado corretamente. Por isso, apresentamos algumas dicas para melhorar a produtividade na sua gestão de mensagens eletrônicas:

Crie pastas por contexto

Para manter sua caixa de entrada limpa, organizada e com os e-mails processados e armazenados devidamente, crie pastas por contextos. Você pode segmentar seu correio por status: pendente, concluído, esperando resposta e arquivado, por exemplo.

Cada ferramenta de e-mail tem as suas próprias regras para nomear as pastas, bastando ao usuário apenas criar uma nova pasta e nomeá-la. Depois dessa etapa, entra a fase mais importante: o gerenciamento dos arquivos. Para isso, é preciso criar algumas premissas para que a gestão funcione.

Por exemplo: na caixa de entrada, deixe somente as mensagens recebidas, mas que não receberam, ainda, a devida atenção. As pendentes são aquelas que você leu, cobrou uma resposta, mas ainda não houve uma ação concreta em relação a ela. Você também pode criar uma pasta com assuntos respondidos, mas que estão pendentes de retorno.

Em resumo: não existe um padrão para criar pastas por contexto; o mais importante é que faça sentido para a sua gestão – e facilite sua vida.

Crie regras de e-mail

As regras de e-mail são ótimas para melhorar a produtividade de quem recebe um bom volume de mensagens todos os dias. Esse recurso executa automaticamente uma ação em um e-mail recebido ou enviado, obedecendo as condições determinadas pela regra.

O objetivo é mover para pastas corretas e-mails que tratam de assuntos específicos, aliviando consideravelmente a caixa de entrada.

Bloqueie mensagens indesejadas

Diariamente recebemos uma quantidade significativa de e-mails indesejados que acabam enchendo a caixa de entrada e dificultando o entendimento do real fluxo de trabalho. Utilizar ferramentas antispam impedem que essas mensagens cheguem na sua caixa principal.

Contudo, alguns endereços eletrônicos são classificados automaticamente como spam direcionados para a pasta de lixo eletrônico. Então, pelo menos uma vez por semana, verifique se e-mails importantes não foram classificados como lixo eletrônico sem que você percebesse.

Configure respostas automáticas

Quem envia um e-mail aguarda ansioso por uma resposta. Para não deixar a pessoa na expectativa, configure respostas automáticas, do tipo: “Olá! Recebi seu e-mail e retornarei a mensagem assim que possível”.

É uma atitude simples, mas evita que o interlocutor fique ligando para saber se recebeu o e-mail. É o tipo de mecanismo que te ajuda a ganhar tempo para resolver assuntos mais importantes. Para não perder o rumo dessas conversas, faça o que diz sua mensagem automática: retorne a mensagem o mais rápido possível.

Evite colocar muita gente em cópia

E-mails que vão para várias pessoas ao mesmo tempo repercutem por vários dias, e não necessariamente de uma maneira produtiva, gerando atualizações e enchendo a caixa de todo mundo sem necessidade.

Para evitar essa confusão no seu e-mail, procure voltar suas respostas para quem é de direito, de forma personalizada e direta, sem colocar muita gente em cópia ou clicar em “responder a todos”.

Aplique a regra dos 2 minutos

Se o e-mail que chega exigir menos de 2 minutos para ser respondido, faça-o imediatamente, mesmo que o assunto não seja urgente. Isso te ajuda a limpar a caixa de entrada, deixando por lá apenas os temas mais críticos.

 

Se você quer melhorar o produvitividade na leitura de e-mails e acredita que essa tarefa é uma das que te toma mais tempo, talvez seja interessante dar uma olhadinha na sua gestão da informação.

Nós, da 4Infra, podemos ajudar sua empresa a entender e padronizar as regras de uso de e-mails corporativos e gerenciar com mais eficácia o seu tempo de resposta. Entre em contato com a gente e vamos conversar.

 

 


16 de dezembro de 2020

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