Os e-mails sempre foram uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas, mas, nos últimos anos, a adoção do E-mail Colaborativo aumentou bastante. Esse meio de comunicação possibilita envio e recebimento de propostas, alinhamento de equipe, negociações e tudo que se pode imaginar.
Se você ainda não sabe se é o momento certo de ter um, veja o que é o E-mail Colaborativo e quais suas vantagens!
O E-mail Colaborativo é uma ferramenta que possibilita o trabalho de modo organizado e produtivo pelos funcionários de uma empresa. Isso porque ele facilita a comunicação interna e externa, além da gestão empresarial.
As equipes podem, por meio dessa plataforma, compartilhar e editar documentos, calendários, contatos e tarefas. E tudo isso baseado na nuvem.
Em geral, os servidores de E-mail Colaborativo possuem características comuns e oferecem funcionalidades parecidas, como:
Interface amigável e navegação intuitiva;
Manipulação das mensagens em tempo real;
Gerenciador de pastas, tarefas e contatos;
Compatibilidade com todos os sistemas operacionais (Linux, Windows e MAC);
Sincronização do e-mail com dispositivos móveis (e-mails acessíveis por smartphones, tablets, notebooks etc.);
Compartilhamento (integração dos compromissos e tarefas com outros usuários de e-mail).
Qualquer ferramenta colaborativa tem a principal finalidade de compartilhar arquivos de trabalho entre pessoas que trabalham em uma mesma tarefa.
As funcionalidades de um E-mail Colaborativo proporcionam vantagens relacionadas à execução do trabalho, como qualidade, produtividade, redução de custos, trabalho em equipe, interação, melhor clima organizacional, dentre outros.
A redução de custos aparece a partir do momento em que toda a equipe faz uso da ferramenta, e para isso basta um treino simples, já que o e-mail é facilmente utilizado. As despesas ligadas a outras formas de comunicação vão diminuindo consideravelmente.
O reforço da cultura do trabalho em equipe gera impactos positivos na cultura organizacional, pois desenvolve a integração entre os funcionários, a qualquer hora e em qualquer lugar. Por serem fáceis de usar, eles compram a ideia da ferramenta.
A versatilidade e a mobilidade também são vantagens interessantes e necessárias à empresa, uma vez que o mundo dos negócios é extremamente dinâmico. Assim, é possível aproveitar as oportunidades sempre que elas aparecerem.
O aumento da produtividade é a vantagem mais evidente dessa ferramenta. Considerando o reforço da cultura do trabalho em equipe, a versatilidade e a mobilidade, não é difícil imaginar que os funcionários se tornarão mais produtivos ao realizar suas tarefas. O compartilhamento de informações agiliza a tomada de decisões e melhora os processos internos.
Por fim, ao contrário do que muitos pensam, o E-mail Colaborativo é uma ferramenta que preza pela segurança das informações. Porém, isso depende muito da escolha do provedor do serviço, o que pode ser feito com a ajuda de uma Consultoria de TI.
O melhor momento para adotar um E-mail Colaborativo é agora. A ferramenta possui outra grande vantagem não mencionada anteriormente que é o baixo custo. Qualquer empresa, independentemente do porte ou do momento em que se encontra, pode optar por adotá-la.
Certamente, cada negócio possui particularidades e necessidades especiais, motivo pelo qual é muito importância contar com uma consultoria em TI na escolha, configuração e manutenção de uma solução de E-mail Colaborativo.
Isso porque o consultor conseguirá avaliar qual a demanda da empresa e comparar com as opções disponíveis no mercado. Como resultado da escolha acertada, o empresário não gasta mais recursos financeiros do que o necessário. E com mais dinheiro no bolso, é possível investi-lo em outras soluções que conferem vantagem competitiva.
Se você acredita que esse é o momento para sua empresa adotar o E-mail Colaborativo, entre em contato com a 4infra para que possamos avaliar a melhor escolha!
