Resposta: sim, com certeza - principalmente aquelas (clássicas) que poderiam ter sido resolvidas por e-mail. Inclusive, vale lembrar, aqui, que a tecnologia da informação e seus inúmeros avanços disponibiliza uma série de ferramentas úteis para diminuir ou otimizar a frequência de reuniões. Afinal, tempo é dinheiro, e fazer reuniões infrutíferas é uma forma "chique" de perder tempo.
E o e-mail é apenas uma delas.
Em 2020, por exemplo, muitas empresas descobriram "o poder da teleconferência", já que reunir todo mundo em uma sala de reuniões se tornou, da noite para o dia, uma alternativa impensável. Mas, ainda assim, é preciso ter consciência de quando e como abordar uma reunião, presencial ou virtual, e a razão é simples: cada vez que um gestor convoca uma conversa desnecessária, tira o foco da equipe em termos de produção.
O pior? Boa parte das vezes, reuniões não surtem efeito e não geram retorno. Se não houver uma pauta definida, um escopo e um prazo de término da reunião, a única coisa que se otimiza no cenário é o potencial de que ela vire mais um falatório sem sentido.
Colocar isso à prova é fácil: conte quantas vezes, no último semestre, você participou de uma reunião para a qual sua presença não era essencial? Quanto tempo de trabalho gastou ouvindo temas que não eram da sua área, ou correlatos às suas funções, e sentiu que estava ali só para fazer número?
Pois é. Tem gestor que não gosta de ouvir a verdade inconveniente que vem com esse tipo de pergunta, principalmente em organizações mais tradicionais.
Por isso, esse texto aqui vai te ajudar a convencer esse pessoal de que boas práticas muito utilizadas no setor de TI não apenas otimizam a frequência de reuniões como, também, podem melhorar a qualidade dos encontros (presenciais ou virtuais) que, de fato, sejam necessários.
Vamos lá?
Não adianta convocar a equipe em caráter de urgência; para que a reunião (ainda que emergencial) surta o efeito esperado, é preciso encará-la como um processo que, por sua vez, demanda etapas. Se a gente pegar o setor de TI como exemplo, que sempre tem uma cadência interessante de progressão em tarefas, tudo vai dar certo.
Veja, abaixo, como as práticas utilizadas pela equipe de TI podem otimizar sua frequência de reuniões.
Em TI, nada se faz sem necessidade, já que o tempo é muito precioso e, também, bem caro. Assim, "atirar no escuro" não é uma prática comum do setor - e também não deve ser nas reuniões da empresa.
Esse passo é o clássico "um e-mail ou telefonema resolve essa questão", mas nem sempre os gestores vão identificar a obviedade do tema. Cabe às equipes ajudá-los com proatividade, ou resolvendo por antecipação o problema (quando for possível) ou avisando que não é preciso reunir todo mundo para que tal assunto seja tratado.
Convocar uma reunião sem escopo é igual pedir a desenvolvedores por um aplicativo: se você não definir como será, o que será abordado e o resultado esperado, tanto na reunião quanto no app, pode surgir qualquer coisa.
A pauta de reunião deve estar sempre clara para todos os envolvidos, até como forma de colocá-los a par da necessidade individual de participação. É através da definição do escopo que alguém pode identificar que aquela reunião vai ser, na realidade, um gargalo em sua rotina, ou o contrário: que sua participação é imprescindível.
Equipes de TI trabalham com prazos apertados e acabam, por conta disso, criando uma cultura voluntária de valorização do tempo. Para elas, um atraso pode significar a derrocada de todo um projeto, ou prejuízos imensos à empresa que as contrata.
Esse tipo de pensamento deve ser levado em consideração também para a frequência de reuniões: é preciso fazer tantas? O que a equipe deixa de fazer quando participa de uma? O que faz com que uma reunião programada para ter vinte minutos acabe depois de uma hora e meia?
Em nome do foco, não tenha medo de interromper a conversa da reunião se o assunto mudar drasticamente para algo que não vai agregar ao tema proposto. Outra possibilidade é chamar as reuniões apenas em etapas específicas do projeto, para que todos os envolvidos tenham o que mostrar.
Já parou pra pensar que, muitas vezes, ocorrem várias reuniões sobre o mesmo assunto porque, mesmo com dez pessoas ao redor da mesa, ninguém documentou o que foi dito naquela primeira conversa?
Pois é. Na TI, tudo é documentado e armazenado de forma que uma nova consulta ao arquivo se torne cada vez mais simples e intuitivo - e esse tipo de exemplo pode ser seguido por todas as outras áreas. Fazer o "backup de informações" é possível através de blocos de notas compartilhados ou a boa e velha ata, demonstrando o que foi dito e quais são os próximos passos.
A partir de agora, pense assim: não há como ter uma reunião de sucesso se, dois dias depois, você precisar de outra porque algo não ficou claro ou alguém está em dúvida sobre o que foi posto na mesa. Documente tudo. Essa é a forma mais eficiente de diminuir consideravelmente a frequência de reuniões.
Como você pode ver, não é "só de computador" que a equipe de TI entende; das práticas desse setor podem surgir exemplos a ser seguidos por toda a organização. E, se você quiser saber mais coisas legais que a TI faz pela empresa, leia o blog da 4Infra. Aqui, semanalmente, temos novos conteúdos que vão abrir sua mente para uma gestão eficaz.
