Uma empresa pequena que deseja crescer deve se preocupar com o uso e a aplicação de TI, bem como com seu planejamento. Isso é uma necessidade urgente, já que os negócios que não se adequam às tendências do mercado, nem se atualizam, tendem ao fracasso e à falência.
Para que isso não aconteça, é preciso estabelecer uma Política de TI nas médias empresas, assim como nas pequenas. Como a tecnologia da informação é um setor estratégico de um negócio, a política é fundamental para nortear as ações de todos os colaboradores. Veja a seguir!
Não importa o ramo da atividade de uma empresa. Basta que ela use alguma tecnologia, como computadores, internet, softwares ou um mero e-mail para que nasça a necessidade de ter uma Política de TI em vigor.
O uso de tecnologia deve ser feito conforme algumas regras pré-estabelecidas, o que é chamado de Política. Sua importância é fundamental para gerir um dos maiores ativos estratégicos dos negócios: a informação. E isso é feito com normas voltadas para a segurança da informação, ou seja, para proteger o fluxo de dados em todas as áreas da empresa.
Internet, e-mail pessoal, software, armazenamento em nuvem, hardware. Toda a infraestrutura é abrangida por uma Política de TI nas empresas PMEs.
Essas regras também são importantes para se ter um padrão de referência a ser seguido. O uso indevido de internet pessoal, por exemplo, causa uma grande perda de tempo e produtividade. Se o gestor consegue saber a relação de causa e efeito entre o uso e o tempo perdido, estabelecerá padrões adequados para que essa “falha” seja corrigida.
Assim, conseguirá implementar ações para redução das perdas e melhoria da produtividade. Não à toa, a pesquisa The Next Steps in Digital Transformation, da IDC InfoBrief, concluiu que uma das prioridades das empresas PMEs é melhorar a produtividade, o que as torna mais competitivas.
A Política de TI nas empresas PMEs deve abordar principalmente 6 áreas:
Em cada empresa, há uma Política de TI diferente, motivo pelo qual essas abordagens são apenas exemplos daquelas mais comuns. Não existe um padrão ou uma mentalidade específica, já que as diretrizes devem ser coerentes com a cultura e com a demanda corporativa.
Estabelecer e aplicar políticas e procedimentos é uma forma de fazer bom uso dos recursos de tecnologia disponíveis a todos os colaboradores. Considerando seu papel estratégico no crescimento dos negócios, é preciso auxílio profissional para fixá-las com cuidado.
Uma consultoria em TI pode ajudá-lo a identificar as necessidades de sua empresa, incluindo instalações, migrações e manutenção de sistemas de informação. Assim, é possível garantir o aumento da produtividade e a redução de custos.
Conheça como a consultoria da 4infra pode auxiliá-lo a fazer uma boa Política de TI!
A área de TI desempenha um papel crítico em ambientes empresariais. Dessa forma, as políticas de gestão devem passar por revisões constantes, reavaliando o seu papel e a necessidade de criar fluxos de trabalho mais eficientes, integrados, seguros e inovadores.
Para tornar esse processo mais eficaz, muitas empresas optam por um serviço de auditoria de TI. Ele cataloga boas práticas, avalia processos e rotinas do negócio. Além de encontrar pontos que necessitam de melhoria, essa solução dá ao negócio mais capacidade para reduzir custos e melhorar o seu nível de competitividade.
Se você quer saber mais sobre como a auditoria de TI pode melhorar as rotinas empresariais, veja o nosso post de hoje!
A auditoria conhecida pelos empresários é a auditoria de demonstração financeira, que objetiva avaliar se uma organização está aderindo às práticas contábeis padrão. Porém, a auditoria de TI tem um propósito diferente: avaliar o design e a eficácia do controle interno do sistema.
Isso inclui protocolos de eficiência e segurança, processos de desenvolvimento e governança ou supervisão de TI. A instalação de controles é necessária, mas não é suficiente para fornecer segurança adequada. As pessoas responsáveis pela segurança devem considerar se os controles estão instalados conforme o previsto, se eles são efetivos ou se alguma violação de segurança ocorreu.
As principais funções de uma auditoria de TI são avaliar os sistemas que estão no local para proteger as informações de uma organização. Sua infraestrutura e seus recursos de TI são capazes de proteger seus ativos de informação e fornecer informações adequadas para as partes autorizadas? Isso é avaliado pela auditoria.
De forma simples, a auditoria de TI tem como objetivo avaliar o seguinte:
Desta forma, a auditoria espera avaliar o risco para um dos patrimônios mais valiosos da empresa - suas informações - e estabelecer métodos para minimizar esses riscos.
Toda empresa possui rotinas, políticas de governanças e processos na área de TI. O auditor analisará esses processos para levantar, agrupar e avaliar dados que possam identificar falhas e pontos que necessitam de aprimoramento.
Alguns fatores, por exemplo, impactam no desempenho das soluções de TI e em sua integração com processos internos empresariais. A auditoria avalia o uso eficaz dos recursos, tentando alinhar rotinas e padrões de segurança. Por isso, ela é uma grande aliada na estratégia da empresa.
Os processos analisados geram informações que dizem respeito a pontos críticos, a políticas e abordagens de operação da empresa. A análise desses dados permite que a auditoria de TI alinhe as práticas com padrões internacionais, o que reduz falhas e custos operacionais, e aumenta a produtividade e a eficiência.
As informações também conseguem verificar quais as rotinas mais vulneráveis, os usuários com privilégios indevidos, dentre outros pontos interessantes.
Como a auditoria de TI consegue identificar os pontos que devem ser aprimorados, ela consegue também enxergar uma brecha onde há benefícios na área de tecnologia. Assim, é possível direcionar melhor os recursos e investir em novas tendências.
Isso aumenta significativamente competitividade e a eficiência da empresa. E é também o que permite elaborar objetivos a longo prazo com dados precisos e auditados.
Um grande benefício da auditoria de TI para uma empresa é o reconhecimento que ela passa a ter no mercado. Uma empresa auditada é vista como um negócio que possui processos internos alinhados com os padrões internacionais. É, portanto, um fator estratégico.
Considerando que a área de TI é fundamental em qualquer negócio, de qualquer porte, a auditoria está no centro das estratégias empresariais. Se ela se alinha com os demais setores, permite um desempenho global do negócio muito mais eficiente, o que também aumenta o reconhecimento da empresa no mercado.
A auditoria de TI, quando feita por profissionais capacitados e especializados, é uma importante ferramenta para alinhar os processos internos e garantir a segurança da informação. É importante que a empresa conte com uma consultoria de TI para fazer essa análise e se posicionar melhor no mercado.
A invasão da tecnologia na advocacia teve um impulso com o advento do processo eletrônico. Aos poucos, os profissionais do Direito foram se familiarizando com outras ferramentas ainda desconhecidas, como o sistema de gestão jurídica. Você sabe o que é e qual a importância desse software? A escolha certa desse sistema pode alavancar seu escritório. Confira!
O sistema de gestão jurídica é um software que contribui para a administração das principais atividades exercidas pelo escritório de advocacia, pelo departamento jurídico de uma empresa ou pelo advogado autônomo. Ele é capaz de reunir dados e oferecer informações estratégicas para a tomada de decisões.
Dentre suas funcionalidades mais comuns, estão: gestão de processos; relatórios gerenciais; controle de prazo e audiências; controle financeiro; pesquisa automatizada de jurisprudência e diários oficiais; acompanhamento de processos; agendamento de diligências; time sheet; agenda e outros.
Com um mercado jurídico saturado, sai na frente quem consegue otimizar os processos internos para ganhar produtividade e tempo. A função primordial do sistema de gestão jurídica é fornecer ferramentas para que o advogado trabalhe com mais qualidade. Ao invés de perder tempo fazendo tarefas burocráticas e rotineiras, o profissional se dedica às funções essenciais da advocacia.
Uma das vantagens do software jurídico é, assim, conferir vantagem competitiva a quem o adota. Mas ele não se limita a isso.
Podemos dizer que a organização mais profissional do negócio advocatício passa pela adoção de sistemas de gestão. Isso porque é muito difícil encontrar um advogado que possua amplo conhecimento sobre administração, finanças e outros assuntos pertinentes à gestão. Com o software, os efeitos dessa deficiência são amenizados.
O sistema de gestão jurídica adequado é aquele que resolve as demandas específicas e rotineiras do escritório de advocacia ou do departamento jurídico. O interessado deve avaliar, no mínimo, os seguintes pontos na hora de escolher:
Compare os sistemas de diversos fornecedores: os sistemas de gestão possuem algumas funcionalidades comuns e outras exclusivas. É preciso escolher aquele que engloba ferramentas mais necessárias para a administração do negócio;
Trace prioridades: há negócios que têm dificuldade com controle de prazos e improdutividade, ao passo que outros não conseguem ter um bom controle financeiro. Ao traçar as prioridades, é mais fácil visualizar qual sistema de gestão jurídica é mais adequado;
Procure referências com outros clientes: a melhor forma de escolher um software jurídico é buscando referências de quem o utiliza;
Analise a capacidade de integração: um bom software é aquele que se integra com outras aplicações do escritório ou departamento jurídico, uma vez que isso melhora a comunicação entre as áreas;
Sempre que um negócio desejar adotar a tecnologia, deve avaliar os impactos que ela pode ter em sua estrutura. Por isso, a consultoria em TI pode auxiliar na escolha do sistema de gestão jurídica ao avaliar qual software é mais indicado para as necessidades daquele escritório ou departamento jurídico.
Um exemplo claro são os sistemas baseados em nuvem. Quando os dados são armazenados na cloud, não há preocupação em adquirir um servidor para armazenamento do banco de dados e do backup automático.
Porém, é preciso ter certeza de que a infraestrutura de TI atendem às exigências de segurança. Além disso, é preciso ter cuidado com os protocolos de certificação digital. Não custa lembrar que os dados trocados na advocacia são extremamente sigilosos.
Além disso, a consultoria de TI poderá verificar se o software é escalável, capaz de manter seu desempenho conforme o crescimento da demanda.
Em suma, a consultoria auxilia o advogado a escolher um sistema de gestão jurídica que funcione perfeitamente, contribuindo para a produtividade da equipe, ao mesmo tempo em que mantém a total segurança dos dados.
Se você ainda não escolheu um sistema de gestão jurídica para seu negócio, conte conosco para auxiliá-lo nesta tarefa! Você pode se surpreender com os benefícios que essa ferramenta pode trazer para seu escritório!
